O que é gestão de frotas? Como gerenciar veículos com eficiência?

Você sabe o que é gestão de frotas? Ou melhor, a gestão da mobilidade, um conceito ainda mais abrangente?

Então, vamos começar com calma. A gestão de frotas é um processo fundamental para o gerenciamento de veículos em empresas. Ou seja, é uma forma de centralizar todas as atividades de controle, como manutenção, combustível, controle de quilometragem, entre outros detalhes.

Por isso, fazer um gerenciamento de frota mais eficiente ajuda a controlar custos, prever situações e garantir um uso consciente dos recursos dentro de uma empresa.

Mas isso é só uma pontinha da gestão da mobilidade!

Quer saber mais sobre a definição do termo, a importância e como aplicar em seu negócio? Acompanhe essa leitura até o final, pois preparamos este artigo para explicar melhor a gestão de frotas e as principais vantagens de contar com um processo eficiente.

Boa leitura!

Índice

1. O que é gestão de frotas?
2. Qual é a importância do gerenciamento de frotas?
3. O que faz um gestor de frotas?
4. Como fazer uma gestão de frotas eficiente?
5. Existem empresas que ajudam com a gestão de frotas de veículos?
6. O que é melhor: frota terceirizada ou frota própria?
7. Quais são os melhores aplicativos para gerenciamento de frota e mobilidade?
8. Conclusão: gestão de frotas é mobilidade para todos!

O que é gestão de frotas?

Gestão de frotas é uma atividade desenvolvida por um profissional que atua no gerenciamento dos veículos da empresa, sejam eles próprios ou não.

Ou seja, o gestor de frotas organiza, aperfeiçoa e acompanha todas as despesas e atividades relacionadas à frota de uma empresa. Entretanto, nem sempre ele atua com exclusividade.

O que é frota? Quais tipos existem?

Frotas são agrupamentos de determinado meio de transporte que são comandados por um gestor. Ou seja, nem sempre significa uma grande quantidade de veículos ou veículos pesados, como caminhões.

Isso significa que uma empresa com apenas cinco veículos disponíveis para o departamento comercial, por exemplo, já pode contar com os benefícios de uma gestão de frotas eficiente.

Os tipos de frota mais comuns são:

Frotas comerciais

Frotas que tem como objetivo atender todos os setores de uma empresa como entregas de produtos, transporte de colaboradores, entre outros. Nesse caso, as frotas comerciais podem ser compostas por vários tipos de veículos.

Frotas de entrega

As frotas de entrega são exclusivamente responsáveis pela entrega dos produtos pelas cidades. Os meios mais utilizados são motocicletas, utilitários e outros veículos de pequeno porte.

Frotas de caminhões

Esse tipo de frota é mais utilizado para transportar produtos por longas distâncias, podendo carregar alimentos ou outros tipos de itens.

Frotas de aluguel de carros

Nesse modelo, qualquer pessoa física ou jurídica pode solicitar um carro. Geralmente, esse sistema é mais utilizado em aeroportos e por isso conta com um número considerável de carros.

Frotas de serviços públicos

Essas frotas servem para que determinados serviços públicos funcionem em sua plenitude, como, por exemplo, as viaturas de polícia ou veículos de fiscalização.

Carsharing

O modelo de carsharing também é conhecido como compartilhamento de veículos e está atrelado a um aplicativo mediador. Ou seja, você aluga o veículo de uma outra pessoa que está parado por algum tempo.

O que é gestão da mobilidade?

Com tanto tempo atuando no mercado de frotas, a Ticket Log percebeu que a gestão vai muito além do controle dos veículos e seus gastos. Afinal, a mobilidade é um tema de constante aprendizado, com novas tendências chegando a todo momento.

Por isso, a gestão da mobilidade é pensar também nas pessoas, e principalmente nelas! Como melhorar o dia a dia dos colaboradores? Como fazer melhor pelo ambiente e gerar mais resultados para o negócio?

Ou seja, pensar no todo e procurar por melhorias constantes é a gestão da mobilidade.

Qual a importância do gerenciamento de frotas?

A gestão de frotas é uma etapa muito importante que ajuda a dar andamento nos projetos da empresa como um todo e mantém todos os processos relativos à frota sob controle. Com as informações da gestão, é possível:

• prevenir acidentes e multas;
• economizar tempo e dinheiro;
• aumentar a produtividade;
• trazer mais eficiência para o trabalho dos colaboradores.

Com todas as etapas dos processos sendo constantemente analisadas, o gestor e a equipe estarão preparados para as oportunidades e terão mais tempo para prevenir e reparar eventuais emergências.

O gerenciamento de frotas é a ferramenta ideal para fazer tudo funcionar perfeitamente, sem dor de cabeça!

Mas, você entende que gestão de frotas não é um processo que pode ser aplicado somente para grandes empresas do setor da logística, certo?

Ou seja, empresas de todos os portes e de todos os setores podem melhorar a sua gestão, otimizando sua rotina de trabalho e reduzindo as despesas da frota. Por isso, vamos desmitificar a ideia de que gestão de veículos só se aplica a grandes empresas!

O que faz um gestor de frotas?

Um gestor de frotas é o responsável direto por acompanhar e controlar os veículos da empresa, independente se esse for um serviço terceirizado ou não.

Entretanto, essa atividade é mais do que apenas organizar e otimizar o uso da frota. Dentro da gerência, é preciso ser responsável por questões econômicas, técnicas e mecânicas dos veículos, além de garantir o bem-estar e a segurança dos colaboradores.

Entender o que faz um gestor de frotas é essencial no momento de organizar e estruturar o serviço das frotas e é recomendado para empresas de pequeno, médio e grande porte. Além disso, outras atividades também estão no seu escopo de atuação, como:

• desenhar e elaborar todo o fluxo dos processos de gestão;
• avaliar a performance dos motoristas;
• garantir a disponibilidade dos veículos, com a manutenção sempre em dia;
• aumentar a produtividade da frota;
• diminuir despesas e erros operacionais para aumentar a margem de lucro do negócio.

Existe a profissão de analista de frotas?

O gestor de frotas fica responsável por coordenar diversas funções importantes dentro da frota e da equipe que cuida dela. Por isso, em times com um escopo de trabalho mais amplo, pode ser necessária a presença de um analista de frotas.

Esse profissional vai garantir que a gestão tenha um acompanhamento ainda mais próximo, para que todo o fluxo de trabalho opere sem nenhum problema.

Para isso, o analista de frotas precisa ter as habilidades e competências necessárias para tomar as decisões mais assertivas no cotidiano. O escopo de trabalho varia bastante de acordo com o segmento da empresa e as características da frota, mas, no geral, as atribuições incluem:

• dar suporte técnico aos motoristas e transportadoras;
• otimizar os processos internos do setor;
• elaborar treinamentos para os colaboradores;
• monitorar os gastos com combustível, manutenção e mobilidade;
• fiscalizar as entregas realizadas pelos motoristas;
• controlar o ciclo de manutenção;
• garantir que as documentações dos veículos estejam em dia;
• fazer o planejamento de compra, venda e troca de carros;
• produzir relatórios sobre o desempenho dos veículos;
• apresentar os resultados operacionais do setor.

Como fazer uma gestão de frotas eficiente? [Passo a passo]

Fazer uma gestão de frotas eficiente é essencial para as empresas que desejam ter todo o controle de seu processo operacional. Isso envolve a organização de entradas e saídas de veículos, além do custo com manutenção e combustível, entre outros cuidados.

Portanto, para fazer uma melhor gestão das frotas é preciso refletir e analisar diversas questões importantes. Para que esse processo seja mais simples, selecionamos alguns dos cuidados para melhorar qualquer processo de gestão de frotas. São eles:

1. Identifique a estrutura e os recursos que a empresa possui

É importante saber qual o cenário atual da empresa, avaliando seus recursos e estruturas. Essa avaliação precisa ser realista, levando em conta todos os elementos que influenciam o funcionamento pleno das frotas.

Para isso, faça uma lista com o número de veículos disponíveis e a quilometragem de cada um, além de reunir detalhes como a data da última revisão.

Desse modo, será mais fácil identificar qual a situação da frota em questão e saber se a empresa tem um bom sistema para realizar um levantamento sobre os veículos mais antigos, quais precisam de revisão e quais não são mais funcionais dentro da frota.

2. Crie uma política de utilização para a frota

Para que a gestão da frota seja mais organizada, é ideal que haja uma política de utilização de frota. Isso nada mais é do que um documento que contém as regras para usar os veículos da empresa, com o objetivo de otimizar a produtividade da frota e prevenir quaisquer ocorrências.

Ele deve ser elaborado em conjunto por todos os setores que tenham um envolvimento direto com os veículos. Algumas das informações que devem estar presentes são:

• Finalidade de uso dos veículos;
• Velocidade máxima permitida;
• Horários e locais de utilização dos veículos da frota;
• Formas e locais de abastecimento permitidos;
• Controle de validade e regularização da CNH do condutor.

É importante que todos os colaboradores que utilizam os veículos contribuam para a elaboração da política. Dessa forma, as dúvidas serão sanadas previamente e a gestão de frotas será mais organizada e eficiente.

3. Tenha um mapeamento de gastos mensais

Para uma gestão completa, todos os gastos deverão ser incluídos no planejamento. Toda e qualquer despesa relacionada à frota precisará ser registrada e arquivada em um lugar de fácil acesso, para que seja possível realizar uma consulta posteriormente.

Inclua dados como a média de consumo de combustível e custos com a manutenção. Dessa forma, é possível identificar quais são os veículos que mais geram custos e precisam de ação imediata do gestor.

4. Faça o controle de manutenção dos veículos

A manutenção dos veículos deve acontecer antes de algum problema grave. Ao controlar a manutenção da frota, fica mais fácil prevenir acidentes e garantir a segurança de todos os colaboradores que mantêm um contato direto com os veículos, além de possibilitar uma maior disponibilidade da frota a qualquer momento.

Organizar com que frequência o veículo precisa passar por manutenção preventiva, anotar as datas dos reparos é essencial e pode ajudar a manter a excelência do trabalho.

5. Promova treinamentos com os condutores

Os treinamentos são outra maneira de garantir que os colaboradores entendam a importância do seu trabalho para a gestão e possam ajudar a garantir os melhores resultados da frota na hora de exercer suas funções.

Esses momentos são ideais para ensinar maneiras de utilizar os veículos com menos problemas, possibilitando a economia de combustível e a segurança na condução.

6. Controle as rotas e indique caminhos mais fáceis

Utilizando GPS e sistemas de telemetria, é possível identificar alternativas mais práticas para a realização do percurso e, assim, auxiliar os condutores.

Dessa forma, o trajeto pode ser completado de maneira mais rápida ou com menor gasto de combustível, o que deixa o trabalho da gestão mais eficiente e mantém os colaboradores com bons resultados.

7. Conte com empresas especializadas em mobilidade e gestão de veículos

Para uma gestão mais inteligente, contar com empresas especializadas em gestão de frota ajuda a ter tranquilidade sobre os processos relativos aos veículos.

Principalmente porque o gestor tem mais tempo para dedicar ao trabalho estratégico, sem precisar se preocupar com toda a parte operacional do gerenciamento.

Existem empresas que ajudam com a gestão de frotas de veículos?

Sim! É importante saber que existem empresas focadas em levar soluções que ajudam a melhorar os processos da gestão de frotas e mobilidade. Nós somos uma delas!

A Ticket Log desenvolveu diversas soluções para ajudar no controle de abastecimento, manutenção e demais tarefas do gestor (como a parte financeira e fiscal). É uma excelente alternativa para economizar recursos e garantir transparência no processo.

A seguir, você conhecerá empresas que podem ajudar em seu gerenciamento de veículos. Acompanhe!

Gestão de frotas urbanas

Como mencionamos antes, empresas com poucos veículos também precisam de uma boa gestão de frotas. Geralmente, esse cenário é mais comum na mobilidade urbana.

A Ticket Log trabalha com soluções modernas e inovadoras, que acompanham as necessidades e expectativas dos seus públicos. Com elas, você pode:

• centralizar os pagamentos de combustível;
• automatizar os processos de reembolso;
• controlar o uso dos recursos destinados para abastecimento;
• monitorar indicadores de performance da frota.

Ticket Fleet

Com Ticket Fleet, você encontra a melhor solução para controle de abastecimento e gestão dos veículos!

É prático, inteligente e automático. Você define quem, quando e onde abastecer ou realizar outros tipos de serviço no veículo, garantindo a correta utilização dos recursos destinados para a frota.

Além disso, com acesso ao Painel da Frota, você tem o balanço completo do uso dos veículos e reúne todos os dados sobre a frota em um só lugar.

Através dessas informações, você pode identificar oportunidades de melhoria na performance da frota e otimizar ao máximo os recursos dedicados a ela! Veja algumas delas:

• Despesas (R$);
• Litros consumidos;
• Preço por litro (R$/l);
• Km rodado;
• Custo por km rodado (R$/km);
• Km rodado por litro;
• Emissão de GEE por veículo.

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Manutenção

A Ticket Log oferece a solução completa para o controle de manutenção dos seus veículos. Com sistema para autogestão ou terceirização da operação com técnicos especializados, é garantia de agilidade nas cotações e preço negociado das peças!

A solução oferece cobertura no território nacional e o acompanhamento online de todo o ciclo de manutenção, com segurança e transparência total para o gestor.

É uma solução de gestão para você ter mais controle do processo de manutenção e reduzir os custos relacionados a essa rotina. Isso é feito através de diversos recursos, como:

• controle do ciclo de manutenção preventiva;
• avaliação e qualificação da rede de oficinas;
• preços negociados em peças e serviços;
• controle de garantia;
• centralização de pagamentos e recolha de notas automatizada.

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Ticket Car

Muito mais do que um cartão abastecimento, o Ticket Car é feito para otimizar o pagamento de combustível, manutenção, serviços veiculares e modais de deslocamento. Esse serviço é a melhor opção para ajuda de custo para colaboradores!

O usuário tem liberdade para escolher entre diversas opções para utilizar o saldo, tudo através de uma solução simples, inteligente e integrada!

Além de pagar pelo abastecimento do veículo, é possível usar Ticket Car para corridas de táxi ou carro por aplicativo, alugar bikes normais ou elétricas, pagar por estacionamentos e débitos veiculares, entre outros serviços.

Para isso, o colaborador conta com vários parceiros, como 99, Zapay, E-Moving, Fretadão e muitas outras facilidades em uma só solução! Ao usar o Ticket Car, cada possibilidade se adapta a sua rotina e deixa o seu dia a dia mais prático.

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Gestão de frotas rodoviárias

Transportadoras, empresas de entrega, centros logísticos e todas aquelas que têm o foco do seu negócio no transporte geralmente trabalham com frotas de veículos pesados. Isso inclui caminhões, que rodam longas distâncias nas rodovias do nosso país.

Essas empresas se preocupam muito com os custos do transporte, pois são os gastos que mais impactam no negócio.

Combustível, manutenção, pedágio, entre inúmeros outros, podem ser uma verdadeira dor de cabeça para a empresa. Mais ainda se a gestão não estiver alinhada com o processo!

Além disso, é essencial que o gestor esteja por dentro do que acontece nas rodovias e saiba calcular a melhor rota. Ele também precisa negociar preços e garantir a performance dos motoristas e a disponibilidade dos veículos, evitando problemas nas entregas.

A Repom oferece soluções completas para o gestor de frotas rodoviárias cumprir suas funções com praticidade e tranquilidade.

Gestão de abastecimento

Ticket Cargo possibilita fazer o controle de abastecimento da frota de caminhões de maneira simplificada. O gestor pode planejar as rotas, negociar o preço do diesel e reduzir as despesas com combustível, contribuindo para uma gestão mais eficiente.

Gestão de frete

A solução de gestão de frete permite centralizar todos os seus pagamentos em uma única plataforma e com fácil integração ao seu TMS/ERP. Você tem visibilidade de todo o processo de contratação do frete em tempo real.

Gestão de pedágio

A solução de gestão de pedágio foi desenvolvida em parceria com a Move Mais e é a primeira plataforma desenhada para atender as necessidades do gestor de frota.

Ela permite gerenciar as despesas com pagamento de pedágio de forma ágil e transparente de todos os veículos vinculados ao seu CNPJ, com visualização individual ou global.

Gestão de vale-pedágio

Com essa solução, sua empresa pode fazer o pagamento do vale-pedágio a terceiros de acordo com a legislação vigente (Resolução 2.885/2008).

É calculado conforme a rota traçada e sem intervenção do usuário, trazendo economia, segurança e agilidade para otimizar os processos de logística.

Gestão de pneus

Em parceria com a Ticket Cargo, essa solução oferece eficiência para o controle de pneus, o segundo maior custo da frota. Portanto, controlar e avaliar as informações de calibragem integradas às de abastecimento trazem uma redução de custos ainda maior.

Gestão de despesas

A solução para gestão de despesas permite centralizar todas as despesas com a frota em uma única plataforma, totalmente online. O gestor ganha liberdade para realizar pagamentos e fazer o monitoramento dos caminhões a qualquer hora do dia.

Gestão de manutenção

Em parceria com a Ticket Cargo, a Repom oferece a solução mais completa do mercado para controle de manutenção da frota de caminhões.

Ela possibilita que o gestor faça o acompanhamento online do ciclo de manutenção, tenha acesso a preços exclusivos de peças e mão de obra, centralize o pagamento dos serviços e aproveite uma ampla rede qualificada.

O que é melhor: frota terceirizada ou frota própria?

Quando falamos de frota, uma das primeiras perguntas que vêm à cabeça é se terceirizar a frota vale a pena.

Quando você utiliza uma gestão própria, consegue centralizar os processos em uma só equipe. Isso contribui para manter o alinhamento em todas as etapas da gestão e evita problemas criados pela dificuldade de comunicação.

Ao terceirizar a frota, os custos são mais previsíveis, já que a empresa que disponibiliza esse tipo de serviço arca com gastos e outras burocracias que envolvem a manutenção dos veículos. Porém, fique de olho: algumas despesas podem extrapolar o orçamento!

A conclusão é que cada caso precisa ser analisado com calma, para que o gestor possa entender o cenário geral da empresa e, depois, identificar qual é a melhor alternativa para continuar entregando um trabalho de excelência sem correr riscos.

Quais são os melhores aplicativos para gerenciamento da frota e mobilidade?

Sempre buscando alternativas inovadoras que surpreendam e superem as expectativas dos usuários, a Ticket Log desenvolveu aplicativos para oportunizar uma gestão eficiente e ágil: o APP SouLog+ (para o gestor) e o APP Minha Mobilidade (para o usuário)!

Através deles, você também pode falar com a EVA, a assistente virtual da Edenred que está sempre pronta para responder todas as suas dúvidas, 24 horas por dia!

APP SouLog+

Com o APP SouLog+, o gestor controla seus veículos em tempo real, a qualquer hora do dia! Consulte e libere transações, faça alteração de saldo e bloqueie ou desbloqueie os cartões, evitando transtornos aos seus motoristas.

APP Minha Mobilidade

Com o APP Minha Mobilidade, o colaborador tem as informações necessárias para sua rotina de trabalho na palma da mão.

Com ele, você pode consultar seu saldo, localizar o posto mais próximo e comparar a performance do seu veículo com cada tipo de combustível! Além disso, pode favoritar seus estabelecimentos preferidos, ficando ainda mais fácil encontrar o melhor lugar para você abastecer.

EVA

Nos APPs da Ticket Log, você também conta com atendimento online e 24 horas! Com a EVA, a atendente virtual da Edenred, você tira suas dúvidas com agilidade e a qualquer momento.

A inteligência artificial foi aplicada buscando melhorar ainda mais a experiência dos usuários, garantindo a segurança, o conforto e a satisfação.

Conclusão: gestão de frotas e mobilidade é para todos!

Através de um planejamento sólido e de uma execução baseada em ações previamente estabelecidas, é possível criar uma gestão de frotas única!

Ou seja, dinâmica, produtiva e, acima de tudo, segura. Por isso que a gestão traz inúmeros benefícios para a empresa, que consegue ter mais controle, transparência e, o que é melhor: economia!

Ter um profissional que atua como gestor de frotas é um bom primeiro passo para profissionalizar este trabalho e contar com os benefícios de uma gestão eficiente.

Sendo assim, a Ticket Log oferece inúmeras vantagens para a sua gestão: acompanhamento da frota através de relatórios, agilidade nas consultas, transparência nos seus gastos, mobilidade e muitas outras facilidades em uma única solução.

E você, acredita que a gestão de frotas pode auxiliar nos resultados da sua empresa? Então, conta para a gente nos comentários!