Mulher organizando gestão de frotas online

Hora de arrumar a casa: iniciativas para organizar a gestão de frotas!

28 de abril de 2020 por Ticket Log em Gestão de Frotas
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Gerenciar frotas é uma tarefa complexa. Existem despesas para controlar, veículos para manter e toda uma equipe para comandar. Ou seja, gestores de frota têm pouco espaço para erros.

Porém, nesse momento de quarentena, em que boa parte dos veículos estão parados, é a hora ideal para rever processos, planejar os próximos meses e colocar ideias em ação! Vamos arrumar a casa para quando tudo voltar a ativa novamente?

O tratamento proativo de problemas de manutenção, o gerenciamento de custos com pneus e combustíveis, a redução de papelada e o uso de novas tecnologias podem tornar sua gestão de frota mais eficiente. Vem ver por quê!

Dedique mais do seu tempo para a parte estratégica da gestão

Se antes você não tinha tempo para pensar em como automatizar sua gestão, agora é um bom momento para se dedicar mais a essa parte estratégica, já que a operacional está parada (ou, pelo menos, boa parte dela). O que você pode colocar em dia:

Crie cenários para o futuro

Não há muita clareza do que pode acontecer nas próximas semanas, certo? Vivemos em um cenário instável sobre até onde iremos seguir em quarentena ou sobre até quando o “normal” não volta.

Portanto, você deve prever alguns cenários nesse momento, para ter visibilidade de como seu negócio deve se comportar.

Por exemplo: seu volume de abastecimento pode diminuir ou aumentar drasticamente caso alguma coisa diferente aconteça? Você está preparado para atuar rapidamente caso seja necessário aumentar sua equipe com isso? Pense nisso para não ser pego de surpresa! 🙂

Gerencie seus custos

Como está seu controle de custos?

A documentação necessária para um veículo estar rodando corretamente está em dia? IPVA, multas, seguro, DPVAT, entre outras que você conhece muito bem. Lembre que esse é o momento de verificar tudo isso, com detalhes e tranquilidade.

Tenha uma visão geral de sua operação

Sabe aquelas pendências que sempre ficam para depois na lista de “urgentes e não urgentes?”. Inclusive, respostas que você gostaria de ter na ponta da língua mas nunca conseguiu parar para atualizar os dados. Olha só algumas delas:

  • Quantos veículos e motoristas você possui?
  • Todos estão com cartões e aptos a operar?
  • Algum veículo foi vendido ou o motorista não trabalha mais na empresa e o seu cadastro continua ativo?

Que tal ajustar isso? Aproveite o momento para isso!

Veja os números da sua operação

Você já analisou, com detalhes, o custo que você está tendo a cada km rodado?

Aqui, chamamos essa métrica de R$/km e consideramos ela o principal indicador para uma frota de veículos. Isso porque esse dado mostra o quanto sua frota está gastando com combustível (preço do litro) e como está a performance dos motoristas e veículos (km por litro).

Essas análises podem ser feitas de duas formas: manualmente (com as famosas planilhas) ou através de um sistema de gestão de frotas, como a nossa solução Ticket Fleet! 🙂

Assuma o controle total da sua operação

Controlar os custos de combustível é um dos aspectos mais importantes de qualquer gestão de frota. É crucial saber quanto combustível seus veículos estão usando e como isso afeta seu orçamento.

Vários fatores podem fazer com que os custos de combustível das frotas excedam o orçamento. Alguns estão fora de seu controle (como o preço do combustível), mas muitos são administráveis.

Por isso, aproveite esse momento para definir ou ajustar os parâmetros que você usa para controlar o abastecimento. Por exemplo:

  • capacidade do tanque;
  • Km correta, preço máximo do litro;
  • combustíveis permitidos;
  • entre outros!

A ideia é que se evite compras fora da sua política de frotas.

Duas tecnologias que vão ajudá-lo nisso

O uso de dispositivos de rastreamento GPS para garantir que os motoristas sigam as rotas com o menor consumo de combustível possível é uma maneira de gerenciar custos. O rastreamento do tempo ocioso do veículo e boas práticas de direção econômica também podem ajudar a manter sua frota dentro do orçamento.

Outra maneira de gerenciar melhor as despesas de combustível é usar uma solução de gerenciamento de frota, como a Ticket Fleet. As transações ficam disponíveis na plataforma, permitindo que você acesse facilmente as informações.

Porém, não deixe de organizar o lado operacional também

Com parte da sua operação parada por causa da quarentena, é possível colocar alguns serviços essenciais em dia sem mexer nas atividades diárias (o que antes poderia ser uma dor de cabeça). Olha só:

Planeje manutenções preventivas

A chave para qualquer operação de frota bem-sucedida é manter os veículos na estrada o maior tempo possível, certo? Assim, planejar ações de manutenção preventiva pode ajudar a resolver problemas pequenos antes que eles se tornem graves e levem a possíveis falhas.

Aproveite esse momento em que os veículos estão parados para verificar o estado de todos eles e colocar as manutenções em dia sem que isso prejudique a rotina dos motoristas e seus horários de trabalho.

A manutenção preventiva permite que você programe sua frota para serviços de rotina (como trocas de óleo, abastecimento de fluidos e inspeções de pneus e mangueiras) com antecedência, permitindo que os veículos sejam reparados quando for conveniente.

Essa prática, também, permite rastrear melhor o uso e as garantias de peças de um veículo. Para os gestores que usam sistema de gerenciamento de frotas, o histórico do veículo e as ordens de serviço podem ser atualizados em tempo real durante os serviços programados.

Faça gerenciamento de pneus

Os pneus são mais do que equipamentos — são ativos e devem ser gerenciados como tal. Sendo normalmente o terceiro maior custo operacional da frota (atrás do combustível e da folha de pagamento), os pneus precisam de cuidados adequados para maximizar sua vida útil.

A primeira dica é aproveitar a desmobilização de frotas para fazer, também, a revisão de pneus. Depois, manter os períodos regulares para fazer a manutenção dos pneus, realizando a inversão e a verificação de alinhamento. É importante também checar a calibragem e as condições gerais do pneu.

Se efetivo, um programa de gerenciamento de pneus executado corretamente pode resultar em menos trocas e ajudar a economizar combustível.

E aí, está pronto para organizar sua gestão de frotas? Comece já a colocar em prática nossas dicas e depois nos conte os resultados! Até mais 🙂

Agora que tal conhecer também algumas inovações na área, como as integrações e webservices na gestão de frotas?

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