Gestão de tempo e produtividade: 10 estratégias para o seu negócio
25 de fevereiro de 2023 em Gestão Empresarial
A gestão do tempo e produtividade são habilidades essenciais para quem busca organização e sucesso, seja na vida pessoal ou no trabalho. Andando juntas, a gestão do tempo auxilia na produtividade e entrega de resultados, assim como ser mais eficiente resulta em períodos maiores para outras atividades.
Sendo um pequeno empresário, é fácil notar que em diversos momentos você vai se deparar com uma grande quantidade de trabalho acumulado, e pouco tempo para resolver cada tarefa. E para ajudá-lo a criar um novo hábito de organização, pensamos neste conteúdo especialmente para você.
Ao longo do texto, abordaremos questões desde o que é a gestão de tempo e produtividade, sua importância tanto na vida pessoal quanto profissional, além de técnicas e ferramentas, até dicas para aplicar na sua empresa.
Também, no final deste post, você vai entender como a mobilidade pode afetar a produtividade.
Neste post você vai conhecer:
- O que é gestão de tempo e produtividade
- Qual a importância da gestão de tempo e produtividade
- 7 dicas para otimizar o tempo
- 3 ferramentas para auxiliar na gestão de tempo e produtividade
- Como a mobilidade afeta a produtividade
- Favoreça a gestão de tempo e produtividade com soluções para mobilidade
Boa leitura!
O que é gestão de tempo e produtividade?
A gestão de tempo e de produtividade andam juntas na maior parte do tempo, mas com a falta de esclarecimento destes conceitos, muitas vezes pode-se confundir o ser produtivo com estar ocupado.
A verdade é que a produtividade não se trata de fazer diversas coisas ao mesmo tempo ou estar sempre atarefado. Muito pelo contrário: ser produtivo é ser mais eficiente nas suas tarefas, conseguindo executar cada atividade de maneira correta e em tempo hábil, sem sacrificar a qualidade. Ou seja, é iniciar e finalizar o objetivo no menor tempo possível, focando apenas naquilo e evitando desvios.
E é neste momento que a gestão de tempo entra em cena. A gestão de tempo é um processo no qual o próprio indivíduo gerencia suas demandas, priorizando atividades, elencando tarefas por importância e relevância, e fazendo melhor uso do tempo.
Conseguiu notar a relação entre elas, e como uma auxilia a outra?
Qual a importância da gestão do tempo e produtividade?
Em um mundo onde passamos cada vez mais tempo em dispositivos móveis, no computador ou com algum outro aparelho tecnológico, as distrações se multiplicam, e, por consequência, o foco se dissipa e o tempo passa.
Com a gestão de tempo e produtividade, cada indivíduo passa não só a aproveitar melhor o seu tempo, mas também a entender e elencar as suas prioridades tanto na vida quanto no trabalho. Isso afeta também o bem-estar e a saúde mental, visto que é possível ver mais entregas, organização, e sobra tempo para outros hobbies e lazer.
Assumindo o controle do tempo, as pessoas conseguem focar e dar o seu melhor na atividade proposta.
Importância da gestão do tempo para a vida profissional
Saber gerenciar o seu tempo e sua produtividade na vida profissional pode contribuir para a formação de uma imagem de seriedade e comprometimento no trabalho, além de mostrar eficiência e índice de entregas.
Com uma atitude mais focada, é possível perceber a sua contribuição nos resultados, assim como um maior atendimento das metas propostas.
Também pode-se citar que a organização, entrega de tarefas no prazo correto e qualidade na produção reduzem o acúmulo de trabalho e o estresse, permitindo melhores decisões e espaço para poder se dedicar a outras demandas.
Importância da gestão do tempo para a vida pessoal
Já na vida pessoal, o gerenciamento de tempo e produtividade mostra-se como um grande aliado da saúde mental, visto que com a redução do estresse no trabalho, sobra mais tempo para explorar novos hobbies e poder ter realmente um momento de lazer.
Também permite que o indivíduo possa se concentrar em seus objetivos de vida, seja ele qual for, de curto, médio ou longo prazo.
7 técnicas para otimizar o tempo
Agora que você já sabe a importância da gestão de tempo e de produtividade, é hora de aprender algumas técnicas para poder aplicar da melhor forma no seu dia a dia, tanto no trabalho quanto na vida pessoal:
#1 Método Getting Things Done (GTD)
O método Getting Things Done (GTD) ou, fazendo as coisas, em tradução livre, foi criado por David Allen, e sua premissa é, em resumo, equilibrar a vida pessoal e de trabalho, dando 100% nas atividades que se propõe a fazer.
De acordo com a metodologia do autor, existem 3 tipos de tarefas no nosso cotidiano:
- Não planejadas: aquelas que surgem com urgência ao longo do dia;
- Predefinidas: reuniões ou uma lista de tarefas que você já planejou;
- A serem definidas: aquilo que você sabe que precisa fazer, mas ainda não sabe como ou está em processo de iniciar.
Sabendo qual tipo de atividade é, você já entende o que é necessário priorizar e o que ainda precisa ser estudado da melhor forma antes de iniciar.
Em seguida, já pode partir para os 5 passos da GTD:
1. Capturar:
Momento de tirar da cabeça o que você precisa fazer. Escreva em um bloco de notas, em um papel ou até e-mail, o que está na sua mente neste momento, sejam tarefas a serem realizadas ou até outros pensamentos que podem estar chamando a sua atenção;
2. Esclarecer:
Neste passo, é hora de analisar o que foi escrito com muito foco. Separe os itens que demandam sua ação e os que não precisam.
Para os que não, você tem 3 opções:
- Descartar o que sabe que não vai fazer;
- Criar uma lista com o que algum dia você vá fazer;
- Guardar como referência e consulta no futuro;
Já as que demandam ação:
- Se existe alguma tarefa que possa ser feita em 2 minutos, faça naquele exato momento, sem adiar;
- Delegue para outra pessoa;
- Se é algo grande, transforme em um projeto;
- Agende quando fará tal ação, em detalhes.
3. Organizar:
Para o terceiro passo, separe as ações ou projetos de acordo com o contexto de sua vida e necessidades: casa, futuro, família, estudo, viagem, trabalho…
4. Refletir:
Este passo trata-se de revisar frequentemente as suas listas, para que consiga visualizar novas tarefas que surgem e ver o que ainda precisa ser realizado;
5. Engajar:
No último passo, é o momento de colocar a mão na massa. Execute o que se propôs a fazer, mas faça com significado, dando 100% de si e sem perder o foco.
O autor ainda deixa como dica para avaliar diariamente a sua lista de tarefas e fazê-las de acordo com três regras:
- Inicie com trabalhos já predefinidos ou listas de projetos a serem colocados em prática;
- No caso de urgências e tarefas inesperadas, cumpra-as assim que aparecem;
- Tenha uma organização diária para definir novamente a lista e acrescentar os novos itens que surgirão.
#2 Técnica Pomodoro
Muito conhecida, a técnica Pomodoro só precisa de um timer e um lugar onde você possa anotar as suas tarefas a serem realizadas. É bem simples e fácil, durando duas horas em média:
Você fará uma tarefa durante 25 minutos, ininterruptamente e sem perder o foco. Descanse por 5 minutos e vá anotando o quanto já progrediu naquilo que estava na sua lista.
Após 2h, você pausa durante 30 minutos.
#3 Matriz GUT
Já a Matriz GUT é uma técnica baseada na priorização de tarefas, que ocorre da seguinte forma, através de 3 critérios:
- Gravidade: Quais os efeitos disso? O que irá gerar se o problema não for solucionado?
- Urgência: Em quanto tempo isso precisa ser solucionado?
- Tendência: Quanto este problema pode piorar se não for solucionado logo?
Para cada um desses critérios, você terá 5 pontos para distribuir em cada, sendo 5 o de maior valor de atenção e 1 o de menor.
Agora é só multiplicar os valores atribuídos para cada critério, e elencar na sua lista os mais altos para os mais baixos, assim você terá uma ideia clara do que precisa ser realizado com urgência e o que pode esperar.
#4 Matriz Impacto x Esforço
A Matriz de Impacto x Esforço se apresenta como uma técnica para priorizar tarefas. Dividida em dois eixos, o vertical é o que leva em conta questões como vendas, satisfação do cliente, enquanto o eixo horizontal é o esforço, e trata-se do quanto de recursos essa tarefa irá requerer, como energia, pessoas, dinheiro e tempo.
O primeiro quadrante, o superior esquerdo, traz as tarefas que geram mais impacto e exigem menos esforço, e, portanto, são ações que podem e devem ser executadas imediatamente.
Já o segundo quadrante, superior direito, são as atividades de alto impacto e esforço. Precisam ser planejadas, já que demandam tempo e foco para realizá-las.
No terceiro quadrante, inferior esquerdo, estão as tarefas que não exigem tanto esforço, mas são perigosas pois parecem atrativas, embora não gerem resultados tão significativos.
Já no quarto quadrante, inferior direito, estão as tarefas que demandam alto esforço e geram poucos resultados. Elas desgastam a equipe e a empresa, e a dica é que caso alguma dessas atividades realmente seja necessária, o time encontre maneiras criativas de realizá-la.
#5 Lista de tarefas
Utilizada por muitos e simples de fazer, a lista de tarefas é uma grande aliada para organizar o pensamento e elencar as atividades.
No celular, computador ou no papel, anote as tarefas que precisa realizar no dia e na semana, escrevendo tudo o que for surgindo. Depois, é só ir distribuindo e ordenando de acordo com o que requer mais atenção e o que demanda mais tempo.
#6 Regra dos 5 minutos
A regra dos 5 minutos também é um método fácil para conseguir se concentrar e dar o start naquela tarefa.
A ideia é que você foque 5 minutos ininterruptos na realização de uma atividade. Pode desistir depois, mas é muito provável que você não vá querer, pois já está empenhado e engajado no objetivo!
#7 Gamificação
Por fim, a gamificação é a utilização de técnicas de jogos e videogames nas tarefas, gerando engajamento e produtividade.
Ela pode ser aplicada da seguinte forma:
- Transformando objetivos em missões;
- Programas de incentivo e recompensas;
- Celebrar pontos de conquista;
- Ações de reconhecimento;
- Aplicação de atividades em formatos de jogos no onboarding e outras tarefas do time.
3 Ferramentas que auxiliam na gestão de tempo e produtividade
Pronto, agora que você já tem um repertório de atividades para começar a aplicar durante a rotina e com a equipe, é hora de conhecer ferramentas que vão ajudar a facilitar ainda mais no processo de gestão de tempo e produtividade!
#1 Kanban e métodos ágeis
Os métodos ágeis são aqueles que podem ser aplicados durante a rotina de qualquer pessoa, e auxiliam na verificação de tarefas, elencar prioridades e até permitir uma visualização mais clara dos objetivos a serem alcançados.
Um deles é o Kanban, cuja base é a utilização de post-its ou cards.
Divida um quadro ou parede em três colunas, com os seguintes títulos: a fazer, fazendo e feito. Depois, você vai escrever todas as tarefas em aberto ou que precisam ser iniciadas em post its e cartões, e vai distribuí-las nestas colunas.
Toda vez que o status mudar, como por exemplo, do fazendo para o feito, você muda o cartão de lugar.
Assim, é mais fácil visualizar o progresso e também cria uma sensação de recompensa e satisfação, ao realmente ver o fluxo e as entregas.
Outro modelo é o SCRUM, que é muito utilizado por gerentes de projetos, e consiste em ciclos de produção e avaliação, enquanto a tarefa ainda está em desenvolvimento. Nele, são realizadas reuniões diárias de forma rápida, para conseguir entender qual a etapa que a atividade se encontra.
#2 Softwares e aplicativos
Outros formatos que podem auxiliar na hora da gestão de tempo e produtividade, que são aliados à tecnologia, são os softwares de aplicativos disponíveis.
Entre eles, pode-se citar o Trello, um site de fácil entendimento para organização de tarefas, e pode ser utilizado tanto para projetos pessoais, quanto para empresas.
Para quem possui frotas, por exemplo, o GoHub Edenred também é uma ferramenta de soluções e integrações de dados, onde é possível fazer uma análise de forma rápida e fácil, além de ter opções de visualizações de problemas que podem estar ocorrendo no momento.
O SouLog+ é outro aliado na gestão de frotas, pois o aplicativo conta com a inclusão financeira de cartões de crédito, alerta de boletos e afins, assim como consultas de saldo, visualização de quilometragem e ajuste com gastos, liberações e transações e muito mais. A interface é intuitiva e clara, e você pode analisar os dados facilmente.
Para facilitar na análise de gastos, por exemplo, a Edenred Empresarial centraliza as despesas em um só lugar, permitindo um maior controle e auxiliando tanto na gestão financeira quanto de tempo e produtividade.
Além disso, com o cartão da Edenred é possível ter um parâmetro dos gastos dos funcionários, facilitar viagens internacionais e ter as transações bem organizadas, visto que as informações já estão alinhadas com o software da empresa, gerando relatórios precisos.
#3 Inteligência artificial
Uma aliada que cresce cada vez mais em diversas áreas, é a inteligência artificial. Através dela, processos podem ser automatizados, gerando mais espaço para tarefas que realmente precisam de atenção e foco.
Um exemplo é o da Ticket Log. Além de analisar as operações da frota, também é capaz de encontrar oportunidades, erros, comunicar os condutores, executar as ações e recomendar aperfeiçoamentos.
Uma vantagem muito grande é que ele mostra onde estão os postos com os melhores preços da região, assim como se é melhor abastecer com etanol ou gasolina no local onde o condutor está.
A IA também é uma aliada do gestor, pois auxilia em tarefas operacionais e que demandam um tempo extenso, como controle de abastecimento, históricos e ajustes de informações da frota.
Por que o deslocamento dos funcionários prejudica a produtividade?
Não é de hoje que a Ticket Log debate o tema e desenvolve ativamente soluções para valorização do tempo e deslocamento dos trabalhadores.
Justamente por conta da nossa clareza de que mobilidade e produtividade têm absolutamente tudo a ver uma com a outra e não podem ser dissociadas.
Afinal, existem problemas antigos que volta e meia ressurgem, mas não são solucionados, sendo apontados como prováveis causas da baixa produtividade em empresas, escolas, universidades e instituições:
- O cansaço dos trabalhadores e estudantes que têm que enfrentar horas de trânsito caótico para ir e vir do trabalho ou local de estudo;
- O desgaste de utilizar diariamente transportes públicos lotados e ineficientes que atendem mal os usuários;
- A carência de opções alternativas de mobilidade para desafogar o trânsito das grandes cidades e promover mais saúde e bem-estar aos moradores.
Porém, se queremos um novo mundo mais conectado, mais ágil, que tenha soluções inteligentes e integradas que sejam melhores para todos, não podemos ficar parados.
Foi pensando nisso que a Ticket Log assumiu a missão de buscar constantemente novas ideias e alternativas para tornar a mobilidade mais prática, mais eficiente e mais inteligente, traduzindo tudo isso em mais tempo para você focar no que importa: o sucesso da sua empresa!
Favoreça a gestão de tempo e produtividade com soluções para mobilidade
E quando se fala em soluções para mobilidade, a Ticket Log entende muito bem. São soluções para quem busca uma maneira rápida de ir e vir, além de ter controle do tempo e dos gastos de toda a frota.
Um exemplo é o Edenred Empresarial, que permite um parâmetro de gastos e controle de despesas em viagens internacionais, organização de relatórios e notas fiscais.
O gestor quem define o quanto de saldo será depositado em cada cartão, proporcionando uma solução inteligente para problemas diários. Junte-se a 130 mil empresas brasileiras e conheça a facilidade em soluções financeiras!
Outra solução é o Ticket Car, que vai muito além de um cartão de abastecimento. Com parceiros no país todo, a facilidade para quem usa carro próprio ou da empresa para se deslocar fica ainda mais acessível.
O pagamento fica centralizado em um só lugar: na palma da sua mão. Conheça e sinta a diferença!
Com menos problemas no trajeto, mais tranquilo será o dia. Só assim para conseguirmos fazer uma boa gestão de tempo e produtividade, não é mesmo?
Conclusão
Pronto! Agora você já está dotado de conhecimentos para aumentar a produtividade e gerenciar o tempo da melhor forma, podendo realizar ainda mais projetos e conseguir superar as dificuldades.
Neste texto você aprendeu diversas técnicas para aplicar, assim como ferramentas que podem te auxiliar durante o processo. Também pode entender que a mobilidade pode afetar a gestão de tempo e produtividade dos funcionários da sua empresa, mas já sabe como contornar isso: com a Ticket Log!
É hora de colocar em prática tudo que aprendeu, e desfrutar das dicas. Fale com um especialista e comece a mudança no seu negócio!
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