O reembolso de quilometragem é uma forma de remunerar os colaboradores pelos gastos com deslocamentos realizados durante o exercício de suas atividades profissionais. É calculado com base em alguns critérios, dependendo de cada empresa, como combustível, pedágio, estacionamento, depreciação de veículo e outros.
Colaboradores que utilizam o próprio carro para trabalhar já devem estar acostumados com a rotina do reembolso do combustível. Depois de arcar com os gastos referentes aos deslocamentos relacionados ao trabalho, o valor é ressarcido.
Se você procura saber mais sobre como calcular o reembolso de quilometragem e descobrir se existe um melhor jeito de ressarcir seus colaboradores dos gastos com abastecimento, convidamos você a continuar a leitura, pois temos dicas para facilitar a rotina da sua empresa.
Neste artigo você vai entender sobre:
- Reembolso combustível: o que é?
- Reembolso de quilometragem para colaboradores: o que diz a lei?
- Qual a diferença entre auxílio combustível e reembolso?
- Como definir as despesas no reembolso de quilometragem?
- Quais os tipos de reembolsos?
- Cálculo reembolso de combustível: como fazer?
- Como evitar fraudes no reembolso combustível?
- GRATUITO: Calculadora de reembolso de quilometragem
- Conheça o vale combustível: alternativa para substituir o reembolso combustível
Boa leitura!
Reembolso de quilometragem: o que é?
Caso algum colaborador viaje a negócios utilizando o próprio veículo ou, então, pague pelo abastecimento de algum carro da empresa, o empregador tem a obrigação de reembolsar a quantia gasta.
A maneira mais comum é por meio da comprovação dos gastos com notas fiscais, que são entregues ao setor responsável e, posteriormente, é feito o pagamento, sem descontos.
Porém, algumas corporações possuem políticas de reembolso combustível ou acordos prévios com regras específicas a serem seguidas por empresa e funcionário.
A política de reembolso combustível é um conjunto de normas, condutas e condições estipuladas e registradas em um documento, com a intenção de orientar e padronizar as decisões de reembolso.
Assim, ambas partes estão alinhadas e cientes dos parâmetros internos e, certamente, o regulamento deve respeitar as leis trabalhistas. Entre as normas, podem estar o teto de gastos, prazo de pagamento, tipos de despesas reembolsáveis, entre outras.
Reembolso de quilometragem para colaboradores: o que diz a lei?
O benefício de vale-transporte ao colaborador é regulamentado por meio da Lei 7.418/85, que diz o seguinte:
Art. 1º Fica instituído o vale-transporte, que o empregador, pessoa física ou jurídica, antecipará ao empregado para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, através do sistema de transporte coletivo público, urbano ou intermunicipal e/ou interestadual com características semelhantes aos urbanos, geridos diretamente ou mediante concessão ou permissão de linhas regulares e com tarifas fixadas pela autoridade competente, excluídos os serviços seletivos e os especiais.
Art. 2º – O vale-transporte, concedido nas condições e limites definidos, nesta Lei, no que se refere à contribuição do empregador:
a) não tem natureza salarial, nem se incorpora à remuneração para quaisquer efeitos;
b) não constitui base de incidência de contribuição previdenciária ou de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço;
c) não se configura como rendimento tributável do trabalhador.
Já o reembolso por quilometragem não consta na CLT, mas deve fazer parte da política de benefícios da empresa, caso permita a modalidade.
A lei também diferencia o vale-transporte, vale combustível e reembolso por quilometragem. Confira!
Vale-transporte
Entregue previamente ao colaborador, o vale-transporte é descontado em folha. Entretanto, de acordo com a Lei, o desconto não pode ser superior a 6% sobre o salário pago.
Vale combustível
Ocorre quando a empresa fornece ao colaborador antecipadamente um valor que será destinado ao pagamento de combustível para a execução de atividades ou deslocamento do trajeto de casa até o trabalho com veículo próprio.
Geralmente, o valor é disponibilizado por tíquete ou cartão combustível. Previsto na CLT, o vale combustível pode substituir o vale-transporte, entretanto, deve ser mediante acordo prévio entre colaborador e empresa.
Reembolso de quilometragem
Situação muito comum entre representantes e vendedores, que utilizam o veículo próprio durante as suas atividades, o reembolso por quilometragem é caracterizado por ocorrer após o gasto, sendo restituído pela empresa.
Nos casos de reembolso, é importante lembrar que não há cobrança de impostos trabalhistas sobre o valor. Também, a quantia não é contabilizada em direitos como 13º salário, férias, INSS, entre outros, já que não se configura como parte do salário.
Qual a diferença entre auxílio combustível e reembolso de quilometragem?
Auxílio combustível
Auxílio combustível é um benefício que pode ser oferecido por meio de cartão ou ticket. É um valor previamente calculado que a empresa disponibiliza para viagens ou deslocamento diário. Outra característica é que esse valor costuma sofrer poucas variações.
Reembolso de combustível
O reembolso é um pagamento feito mediante apresentação de comprovantes e notas fiscais após a utilização do combustível.
Como definir as despesas no reembolso de quilometragem?
O primeiro passo para fazer o cálculo do reembolso de quilometragem é definir quais gastos serão cobertos pela empresa e quais serão de responsabilidade do colaborador. De maneira geral, podemos listar alguns custos de responsabilidade da empresa, no caso de o colaborador utilizar condução própria:
- combustível;
- manutenção de veículos e estado geral do veículo;
- limpeza;
- seguro;
- IPVA e DPVAT.
Há alguns pontos importantes que devem ser levados em consideração ao permitir que o colaborador utilize a condução própria para viajar pela empresa. Confira!
Manutenção e o estado geral do veículo
O veículo precisa estar em boas condições para viajar, isso inclui: manutenção preventiva, revisões, pneus em bom estado, níveis de água e óleo conferidos e todos os componentes que garantam o pleno funcionamento.
Veículo segurado
Outro ponto importante é manter o seguro do veículo em dia e, assim, garantir a assistência necessária, caso algo aconteça.
Taxas do veículo pagas em dia
O colaborador precisa estar com as taxas de IPVA e DPVAT do veículo estar em dia, para evitar multas ou apreensão do veículos por falta de pagamento.
Quais os tipos de reembolsos?
Se você ainda não conta com um cartão combustível para os funcionários da empresa, o reembolso de quilometragem é uma opção para manter as despesas corporativas em dia. Mas, além dele, existem outros tipos de reembolso que podem fazer sentido na sua operação. Confira:
Reembolso de despesas corporativas
Garantido por lei, a empresa precisa ser responsável pelas despesas de seus colaboradores, relacionadas ao trabalho.
Seja qual for o porte de sua empresa, caso possua profissionais que viajam ou se deslocam a negócios, utilizam veículo próprio, realizam reuniões fora do ambiente de trabalho, entre outros exemplos, é preciso reembolsá-los por todos os valores gastos nestas ocasiões.
O reembolso de despesas corporativas envolve, portanto, o ressarcimento dos valores financeiros gastos e comprovados por um colaborador. Essas despesas podem envolver alimentação, transporte, combustível, manutenção, hospedagem etc.
Reembolso de viagem
Em situações de viagens a trabalho, por vezes, é o funcionário quem acaba pagando, no ato, as despesas geradas, como alimentação, hospedagem, transfer e outros.
Portanto, para que este tipo de reembolso seja pago, o profissional precisa guardar todos os recibos, a fim de solicitar o ressarcimento ao setor responsável.
Caso não apresente a comprovação de alguma despesa, a empresa não tem obrigação de reembolsá-lo. Por se tratar de um processo manual, está sujeito a erros, por isso, a atenção do responsável é fundamental.
Reembolso de quilometragem
Provavelmente, é o mais comum dos três citados aqui. Muito utilizado por equipes comerciais, vendedores, consultores e representantes, por exemplo, que se locomovem com veículo próprio para trabalhar. Entretanto, o que muitos não sabem, é como calcular o km rodado.
O pagamento do reembolso de quilometragem é realizado com base no quilômetro percorrido, ou seja, multiplica-se o total da quilometragem rodada durante o período pelo valor pago por quilômetro. No próximo tópico, explicaremos como fazer o cálculo.
Cálculo reembolso de combustível: como fazer?
A distância percorrida a trabalho pelo colaborador, a média de consumo de combustível do veículo e o valor do combustível podem servir de parâmetros para pagamento de ressarcimento.
Quer saber como calcular o reembolso de combustível por km rodado? Confira o exemplo:
Ao considerar que um veículo consome, em média, 1 litro a cada 12 km percorridos e o valor do combustível é de R$ 7 por litro, podemos fazer o seguinte cálculo: 7,00/12 = 0,58. Ou seja, R$ 0,58 é o valor reembolsável estabelecido por quilômetro percorrido por funcionário.
Entretanto, algumas empresas incluem outros custos como a depreciação do veículo, bonificando no valor pago por quilômetro. Essa é uma questão que pode ser acordada previamente.
Média de reembolso por km rodado em 2023
Não existe uma média padrão para o reembolso, visto que o cálculo depende de diversos fatores, como o tipo de veículo utilizado, o tipo de combustível, a região onde o veículo está sendo utilizado, o objetivo da viagem, entre outros.
Além disso, a média de reembolso por km rodado pode variar de acordo com a política de reembolso de combustível ou acordos prévios estabelecidos entre a empresa e o colaborador.
Alguns gestores optam pelo reembolso integral das despesas, enquanto outras empresas estabelecem um limite para reembolso de acordo com uma média previamente definida de consumo.
Por exemplo, se a empresa define que a média de consumo aceita é de 10 km/l, independente do desempenho do carro o reembolso será realizado considerando o valor da gasolina e a kilometragem, neste padrão de consumo.
É possível que o aumento dos preços de combustíveis afete a média de reembolso por km rodado em 2023.
Leia também: Desconto Combustível: como economizar na gestão de veículos?
Como fazer a conta de quilometragem para reembolso
O cálculo do reembolso por quilômetro rodado é importante para garantir que a sua empresa esteja pagando de maneira justa pelas despesas de viagem de seus colaboradores. Para isso, siga os seguintes passos:
- Defina quais gastos serão cobertos pelo reembolso: verifique quais despesas serão de responsabilidade da empresa e quais serão do colaborador. Por exemplo, a empresa pode cobrir o combustível, a manutenção do veículo e as taxas de IPVA e DPVAT, enquanto o colaborador pode pagar por sua própria alimentação e hospedagem.
- Anote todas as despesas: peça para que os colaboradores guardem todos os recibos e comprovantes de despesas para o reembolso.
- Faça o cálculo da quilometragem: confira quantos km foram rodados marcando a quilometragem do veículo na partida e na chegada da viagem.
- Aplique a taxa de reembolso: a taxa de reembolso é o valor pago por cada quilômetro rodado. Ela pode ser definida pela empresa ou pelo governo e pode variar de acordo com o tipo de veículo e combustível.
- Contabilize todas as despesas: some todas as despesas, incluindo combustível, manutenção, taxas de IPVA e DPVAT, entre outras.
- Verifique a política de reembolso da empresa: é importante que a sua empresa tenha uma política de reembolso bem definida para garantir que os cálculos sejam realizados de maneira precisa e justa.
- Peça para que os colaboradores entreguem os comprovantes de despesas ao setor responsável: assim que os colaboradores tiverem todos os comprovantes e recibos, peça para que entreguem esses documentos ao setor responsável da empresa para que o reembolso possa ser processado.
Como calcular a depreciação de um veículo por km rodado
A depreciação é o processo pelo qual o valor de um bem diminui ao longo do tempo devido ao uso, à obsolescência ou ao desgaste.
Uma das formas mais simples de calcular a depreciação de um veículo por quilômetro rodado é utilizando a tabela Fipe, que fornece informações sobre os preços de veículos novos e usados, incluindo a depreciação média por ano.
Para calcular a depreciação de um veículo por quilômetro rodado, basta seguir os seguintes passos:
- Consulte a tabela Fipe para verificar a depreciação média do veículo por ano.
- Divida o número de quilômetros rodados pelo número de anos de uso do veículo. Por exemplo, se o veículo tiver rodado 100.000 quilômetros em cinco anos, a média será de 100.000/5 = 20.000 quilômetros/ano.
- Calcule a depreciação média por quilômetro rodado multiplicando a depreciação média por ano pela média de quilômetros rodados por ano. Por exemplo, se a depreciação média por ano for de 20% e a média de quilômetros rodados por ano for de 20.000 quilômetros, a depreciação por quilômetro rodado será de 20% * 20.000 = 4%.
É importante lembrar que esses valores são apenas exemplos e podem variar de acordo com o modelo e o ano de fabricação do veículo. Além disso, outros fatores como o estado de conservação do veículo, a manutenção realizada e as condições de uso podem influenciar na depreciação.
Leia também: Quais os melhores veículos para se ter na frota?
Como evitar fraudes no reembolso combustível?
As ocorrências de fraudes no reembolso combustível podem ser mais comuns do que se imagina. Por isso, é importante que o profissional ou a equipe responsável por esses pagamentos esteja atento a diversos pontos, a fim de evitar que a empresa saia no prejuízo. Confira algumas dicas valiosas!
Estabeleça limites
Como citamos, algumas empresas possuem políticas de reembolso, e caso a sua ainda não tenha, é algo a se pensar. Ao ter regras claras e informá-las aos colaboradores, é possível evitar diversos gastos.
Faça cumprir as regras
Além de criar uma política, é preciso segui-la. Portanto, programe auditorias, a fim de se certificar de que as normas estão sendo cumpridas. Se for o caso, ajuste e crie outras regras.
Torne o processo de reembolso mais fácil
Visto que o processo de reembolso de quilometragem é burocrático e sujeito aos mais diversos erros, é preciso buscar uma solução moderna para resolver, de vez, o problema da sua empresa.
Uma maneira de substituir o reembolso é o fornecimento de cartão vale combustível. Dessa forma, sua empresa define os parâmetros de abastecimento do cartão, insere os créditos e pronto! Não é preciso guardar notinhas, nem solicitar o reembolso. Todo o processo é automatizado.
GRATUITO: Calculadora de reembolso de quilometragem
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Use a nossa calculadora de reembolso de quilometragem para facilitar a rotina da sua empresa. Preencha o formulário ao lado para baixar o modelo.
Conheça o vale combustível: alternativa para substituir o reembolso de quilometragem
Uma das alternativas para substituição do reembolso combustível é o vale combustível. A solução funciona da seguinte forma: cada funcionário recebe um cartão munido com créditos e regras de uso. Sua empresa pode, previamente, configurar esses parâmetros de abastecimento através de uma plataforma on-line.
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Conclusão
O reembolso de combustível e o reembolso de quilometragem são benefícios importantes para os colaboradores que utilizam o próprio veículo para se deslocar a trabalho.
É importante lembrar que a empresa tem obrigação de oferecer o reembolso aos seus colaboradores, conforme as leis trabalhistas. Por isso, é fundamental que a empresa tenha uma boa gestão de benefícios e esteja atenta às alterações legislativas e às necessidades dos seus funcionários.
Com o Ticket Car você não precisa se preocupar em recolher os recibos para o reembolso de quilometragem, pois o sistema garante todos os pagamentos com total controle sobre as despesas da sua empresa.
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Ao oferecer esses benefícios de maneira justa e transparente, a empresa pode fidelizar e engajar a sua equipe, aumentando a produtividade e o sucesso da organização.
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