Planilha de gastos mensais: organize suas finanças de maneira prática e eficiente
23 de outubro de 2023 em Gestão Empresarial
Uma planilha de gastos mensais é uma forma de acompanhar as movimentações financeiras do negócio. É uma ferramenta de gestão que auxilia no controle de valores que entram e saem do caixa.
Administrar as finanças de uma empresa em meio a uma rotina com diversas outras atribuições pode ser algo complexo, e uma planilha de gastos mensais se torna um facilitador desta atividade.
Com a ferramenta é possível controlar o fluxo de caixa e tomar decisões estratégicas, direcionadas aos objetivos do negócio, sem prejudicar nenhuma operação.
Siga a leitura deste artigo e aprenda mais sobre planilhas de gastos. Iremos abordar:
- O que é uma planilha de gastos mensais
- Como funciona uma planilha de gastos mensais
- Para quem serve uma planilha de gastos
- Como as planilhas ajudam no controle financeiro de sua empresa
- A importância de fazer o controle financeiro da sua empresa do jeito certo
- Como fazer uma planilha de gastos mensais
- Exemplos de planilhas que podem ajudar no controle financeiro de sua empresa
- Vantagens e desvantagens de organizar as finanças no Excel ou Google Sheets
Boa leitura!
O que é uma planilha de gastos mensais?
A planilha de gastos mensais é um recurso que deve ser usado por todos os negócios, por trazer estabilidade à empresa. Com ela é possível identificar entradas e saídas monetárias, tendo maior controle sobre resultados.
É importante que as entradas e saídas sejam apuradas considerando somente o dinheiro da empresa, sem interferência de gastos pessoais. Caso contrário, haverá interferência no cálculo da margem de lucro do preço de venda.
Como funciona uma planilha de gastos mensais?
Você pode criar uma planilha de gastos mensais de diferentes formas. Algumas delas são:
- Programas ou aplicativos na internet;
- Excel;
- Google Sheets (similar ao Excel, porém com a possibilidade de acesso on line e por diferentes usuários, caso você opte em compartilhar a planilha com outras pessoas);
- Planilhas impressas (para preenchimento manual).
Para quem serve uma planilha de gastos?
A planilha de gastos mensais é útil para qualquer empresa que queira ter um controle financeiro preciso, organizado e que permita planejamento para variadas ações. Ou seja, serve para todos que desejam reduzir gastos, sair “do vermelho”, controlar gastos ou ainda investir.
Como as planilhas ajudam no controle financeiro de sua empresa?
As planilhas de gastos mensais oferecem a clareza necessária para o controle financeiro. Com o registro de todas as entradas e saídas de dinheiro, além de uma análise de resultados, é possível entender quais são os passos necessários para que a empresa atinja seus objetivos e cresça.
A importância de fazer o controle financeiro da sua empresa do jeito certo
Realizar o controle financeiro da sua empresa de forma eficaz traz diversos benefícios para o seu negócio. Veja aqui.
Otimizar como você controla suas finanças
A forma com que a planilha de gastos mensais é feita, é variável. Profissionais com perfil mais analógico costumam preferir fazer suas anotações em um caderno ou registrar as movimentações no bloco de notas do celular, o que pode funcionar bem para muitas empresas.
Contudo, é importante observar que existem outras maneiras de controlar as finanças, que podem facilitar este processo e ainda, trazer outros benefícios.
Entender melhor o fluxo do dinheiro
São diferentes contas para administrar em uma empresa: aluguel do imóvel, energia elétrica, rede de internet, salário dos funcionários, cartões de crédito, abastecimento e manutenção de veículos, entre outras.
Para que nenhuma fique de fora do seu radar, é importante ter um controle preciso de tudo: desde os dias previstos para entrada de valores, como as datas de vencimento de cada fatura. Assim, além de evitar atrasos, é possível observar se as entradas estão sendo suficientes para arcar com os custos do mês e ainda, obter lucro.
Caso os seus meses estejam terminando zerados ou se os custos estiverem maiores que as entradas, a ponto de terminar o mês no negativo, é preciso rever despesas.
Ter maior clareza sobre os hábitos de consumo da empresa
Hábitos de consumo adequados permitem diminuir gastos, controlar seu dinheiro, lucrar com rendimentos e alcançar metas e objetivos. E para praticar bons hábitos de consumo, é preciso que sua empresa tenha o controle financeiro em dia.
Com uma planilha de controle de gastos, você consegue controlar suas finanças e mapear hábitos de consumo do negócio, ajustando práticas do dia a dia, se necessário.
Organizar melhor as finanças da empresa
Um dos pilares para o controle financeiro da sua empresa, é entender para onde o seu dinheiro está indo, isto é, com o que está sendo gasto todo o mês.
Também é preciso identificar o total de entradas e o total de despesas.
Categorizar as despesas com mais facilidade
Identifique qual a categoria de despesa mais consome o dinheiro da sua empresa ou que não é essencial. Após, corte ou diminua o consumo desses serviços.
Algumas categorias são: contas (água, energia e telefone); aluguel do imóvel em que o negócio funciona; salário fixo dos colaboradores; investimentos em marketing e propaganda; taxas de contas bancárias e outros gastos da empresa; serviços com advocacia; custos com abastecimento e manutenção veicular.
Controlar a saúde financeira do seu negócio, pode ser mais simples do que imagina, principalmente se houver tecnologia aliada.
Como fazer uma planilha de gastos mensais?
Há várias formas de fazer uma planilha de gastos mensais: através do Excel, Google Sheets, programas, Apps Online e planilhas de gastos para imprimir. As principais costumam ser através do Google, seja iniciando uma planilha do zero ou através de um modelo pronto. Confira aqui como fazê-las:
Planilha de gastos diários do zero:
- Abra o Google Planilhas e clique sobre a opção “Em branco”;
- Clique sobre uma célula, e insira a coluna “Categorias”;
- Na célula ao lado, crie uma coluna para os valores previstos para cada categoria. Você pode chamá-la de “Valor planejado”;
- Crie um campo para registrar o que de fato foi gasto. Você pode chamá-lo de “Valor realizado”;
- Crie um campo para calcular a diferença entre o valor previsto e o que foi gasto. Pode chamá-lo de “Balanço”;
- Crie um campo para calcular o valor total planejado em todas as categorias. Chame-o de “Total planejado”;
- Crie um campo para o que foi gasto. Chame-o de “Total realizado”;
- Agora é só inserir os gastos da empresa no decorrer de cada mês.
Planilha de gastos diários através de um modelo pronto:
- Abra o Google Planilhas e acesse “Galeria de Modelos”;
- Selecionar “Orçamento Mensal”;
- Insira o seu “Saldo Inicial”, isto é, o valor que tem disponível para gastar durante o mês;
- Insira seus gastos planejados em cada uma das categorias;
- Acesse a aba de “Transações” e insira o valor das despesas;
- Agora é só acompanhar suas operações mês a mês para se manter em dia com as finanças da empresa.
Exemplos de planilha que podem ajudar no controle financeiro de sua empresa
Planilhas de gastos mensais podem ser categorizadas de diversas formas em uma empresa. A seguir abordamos alguns exemplos.
Planilha para funcionários
Você pode criar uma planilha específica para controle de custos com funcionários, com categorias voltadas para o salário de cada um, incluindo eventuais benefícios ou adicionais. Com esta planilha, fica muito mais fácil calcular as folhas de pagamento.
Planilha de estoque
A planilha de controle de estoque permite que você saiba precisamente quando há falta ou excesso de algum produto ou serviço. Com posse desta informação, você pode analisar quais produtos possuem mais saída no mercado e quais não estão sendo vendidos.
Assim, é possível identificar oportunidades para realizar promoções ou para adquirir produtos que possuam maior procura.
Planilha de controle de vendas
A planilha de controle de vendas contribui para contabilizar os produtos vendidos, qual o desempenho de cada vendedor, valores de venda, formas de pagamento, além de clientes que compraram.
Também pode ajudar no controle de estoque, identificando quais itens demoram mais a sair e quais são vendidos mais rapidamente.
Planilha de controle financeiro
Através do Excel, você pode elaborar planilhas para o DRE (Demonstrativo Resultado do Exercício), mostrando não apenas a quantidade de vendas, mas também informações sobre o fluxo de caixa.
Com o DRE você consegue saber se a sua empresa está obtendo lucro ou prejuízo.
Vantagens e desvantagens de organizar as finanças no Excel ou Google Sheets
Para alcançar o equilíbrio financeiro, é fundamental que a empresa organize e controle suas finanças. A partir do momento que entende qual o destino do seu dinheiro, consegue reduzir custos, reverter situações de dívidas e realizar investimentos.
Optar pelo controle das finanças através do Excel e Google Sheets tem suas vantagens, mas também oferece desvantagens. Confira a seguir.
Vantagens
Tanto o Excel como o Google Sheets oferecem o recurso das planilhas de forma gratuita. São fáceis de usar, reduzem o uso de papel, proporcionam organização e são personalizáveis.
Além disso, por serem opções populares possuem bastante conteúdo informativo à disposição na internet em diferentes plataformas.
Desvantagens
Elaborar uma planilha completa e eficaz, requer o mínimo de conhecimento das ferramentas, algo que pode demandar um tempo considerável de aprendizado.
Outra desvantagem é a ausência de suporte técnico especializado para orientar e esclarecer dúvidas sempre que preciso.
Conclusão
A planilha de gastos mensais de uma empresa é uma ferramenta que existe para facilitar o controle financeiro de operações.
Com múltiplas vantagens para o negócio, é um processo útil para todos profissionais que desejam organização financeira e oportunidades para planejamento estratégico.
Utilizada para diferentes finalidades (funcionários, estoque, vendas e financeiro), a planilha pode ser feita através de diferentes recursos.
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