Escrituração Fiscal e Oportunidades Tributárias em despesas com frotas

Você conhece bem as obrigações tributárias da sua empresa perante o governo? Saiba que organizar cuidadosamente os dados e documentos sobre esse assunto é imprescindível para não ter surpresas desagradáveis e também para otimizar as finanças.

Hoje vamos falar sobre os principais tipos de tributo para empresas com frota, as vantagens do planejamento tributário e algumas oportunidades tributárias neste segmento!

O que é a Escrituração Fiscal

Para começar, vamos entender este termo que é muito importante. Escrituração fiscal é a prestação de contas que as empresas devem às autoridades fiscais.

Emitido manual ou digitalmente, esse documento informa ao governo sobre movimentações, faturamento, impostos que a empresa deve pagar e outros dados relevantes. De forma resumida, a escrituração fiscal deve conter as seguintes informações (em ordem cronológica):

• registro de entradas e saídas
• registro dos serviços prestados
• registro dos serviços contratados

Para fazer essa prestação de contas, a empresa precisa guardar cuidadosamente todas as notas fiscais utilizadas ou armazená-las em um dispositivo eletrônico. É importante lembrar que, antes de pensar em crédito tributário, é preciso entender a obrigatoriedade de escrituração fiscal. Esta, quando não realizada, pode gerar uma autuação de 10% sobre todo o valor não escriturado nos últimos 5 anos.

Pensando em facilitar essa etapa no trabalho de gestão de frotas e comprovar todos os desembolsos com abastecimento e manutenção dos veículos, e até caminhões, a Ticket Log oferece o uma solução totalmente automatizada de recolha de notas fiscais de até 100% das notas. Assim, elimina-se o risco de autuação e possibilita a tomada de crédito, para ICMS ou Pis/Cofins, de acordo com a sua operação e área fiscal.

Com isto, as empresas que se enquadram nas regras de restituição podem garantir uma economia de até 27% sobre o valor utilizado de combustível, de acordo com a legislação de cada estado e a alíquota de cada produto.

Tributos que incidem sobre empresas de transporte

Agora que você já sabe o que é a escrituração fiscal e a sua importância, vamos falar sobre os tributos que incidem sobre as empresas que possuem frotas e realizam transporte de carga?

Todos sabemos que o Brasil é um dos países com maior carga tributária do mundo. Então, ter conhecimento e estar atualizado sobre todas as normas é muito importante, já que elas impactam diretamente nos resultados da empresa.

Assim, os principais tributos federais* são:

• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI): tributo que se aplica a produtos nacionais e importados. O frete está incluso na base do cálculo.
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS): todas as empresas, independentemente do ramo, precisam pagar esse tributo. A incidência é sobre o faturamento total da empresa.
• Programa de Integração Social (PIS): também se aplica a empresas de qualquer ramo. Esse tributo assegura o pagamento do Seguro Desemprego e do FGTS aos trabalhadores.
• Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ): tributo cobrado de toda empresa que possui CNPJ.
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL): esse tributo utiliza a mesma base de cálculo do IRPJ, porém a alíquota aplicada é de 12% para empresas de transporte.
• Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS): tributo para contribuição à Previdência Social, que oferece diversas garantias ao trabalhador, como auxílio-doença e aposentadoria. É descontado da folha de pagamento.

Há também tributos estaduais* que incidem sobre as empresas que possuem frotas, como por exemplo:

• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS): tributo que incide sobre a circulação de mercadorias e serviço de transportes. Cada estado estabelece sua alíquota.

*Fonte: Jornal Contábil

(https://www.jornalcontabil.com.br/quais-impostos-incidem-sobre-o-transporte-de-cargas/)

Vantagens do planejamento tributário

O Brasil não possui legislação fiscal unificada que tribute as atividades de distribuição de mercadorias e transporte. Por isso, o planejamento tributário é muito importante!

É preciso conhecer profundamente o valor das taxas, o impacto delas no planejamento financeiro e identificar oportunidades de incentivos fiscais, organizando os processos logísticos da empresa de forma a reduzir custos sem deixar de cumprir as obrigações tributárias.

Fazer um planejamento tributário minucioso também é importante para que a empresa possa fazer a recuperação de crédito tributário, exercendo seus direitos e otimizando suas finanças.

Os créditos tributários são os valores pagos em impostos ao governo, conforme detalhamos no tópico anterior. Assim, as empresas têm o direito assegurado pela legislação de recuperar esses créditos tributários acumulados ao longo de alguns anos.

Para isso, é preciso fazer um levantamento contábil aprofundado, cruzando diversos dados, para identificar os créditos que podem ser resgatados e realizar a solicitação junto ao órgão competente.

E tem outro detalhe: 5 anos depois da data em que o crédito tributário foi lançado, o contribuinte perde o direito de solicitar a recuperação. Então é importante que o planejamento tributário leve em conta os prazos.

Oportunidades tributárias em despesas com frotas

Como falamos, uma das vantagens de um bom planejamento é ficar por dentro das oportunidades tributárias do mercado de frotas. Existem diversas formas de resgate para empresas que trabalham com transporte e gestão de veículos. Por exemplo:

• É possível resgatar créditos de tributos como PIS e COFINS devido aos gastos com combustível, pneus e lubrificantes.
• Outra possibilidade é o resgate de créditos por conta de custos com manutenção, reparo, reposição e aquisição de peças, pedágio e monitoramento de frotas.

Como melhorar a precisão dos cálculos para que não aconteçam erros?

A gente sabe que, com tantos tributos e cálculos complexos, é fácil se perder no controle do planejamento tributário. Empresas que não têm sistemáticas apropriadas estão mais suscetíveis a cometer erros e sofrer prejuízos por conta da má administração de suas obrigações tributárias.

Por isso, em primeiro lugar, é importante investir em capacitação interna para que a equipe financeira esteja preparada para lidar com todas as informações pertinentes à prestação de contas fiscais.

Se a empresa não tiver uma equipe dedicada a isso, uma boa solução também é contratar uma assessoria contábil para cuidar do assunto de forma adequada.

E não esqueça que a tecnologia e os sistemas de integração para gestão tributária estão aí para facilitar o trabalho de todo mundo! Um exemplo é a solução de Recolha de Notas Fiscais da Ticket Log, para clientes da solução Ticket Fleet.

Com a solução de gestão de frotas, você pode acompanhar tudo o que acontece com sua frota: abastecimento, pagamentos, uso de cartões, performance de veículos e condutores e muito mais.

Tendo tudo isso sob controle, fica muito mais fácil reduzir despesas, identificar oportunidades tributárias e ajudar a melhorar as finanças da empresa. 🙂