Gestão de Processos: O que é e como aplicar na sua frota
28 de janeiro de 2023 em Gestão Empresarial
Gestão de processos é um conjunto de práticas e ferramentas que visam otimizar o fluxo de trabalho em uma empresa, aplicando conceitos de melhoria contínua para atingir resultados positivos em todos os setores do negócio.
A gestão de processos tem tudo a ver com a melhoria do fluxo de trabalho da sua empresa. É uma forma de tornar as tarefas mais eficientes e produtivas, o que significa que ela pode ser aplicada a qualquer negócio.
Isto significa que você aplica a metodologia desde o tratamento de consultas de atendimento ao cliente até a garantia de que seus funcionários tenham o que precisam para fazer bem o seu trabalho.
Quando se trata de maximizar a eficiência e a produtividade, o uso de um sistema de gerenciamento de processos o ajudará a atingir seus objetivos.
Neste artigo, discutiremos que tipos de processos são apropriados para sistemas de gestão e porque são tão importantes para o sucesso da empresa.
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O que é gestão de processos?
A gestão de processos é um conjunto de práticas voltadas para a melhoria contínua dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição. Para isso, é preciso identificar, desenvolver, documentar, monitorar e controlar os processos da empresa, incluindo o controle de abastecimento.
Mas, o que é um processo?
Processos são uma série de atividades realizadas pelo pessoal ou equipamento de uma organização.
Essas atividades envolvem a transformação de insumos (entradas) para atendimento de metas específicas, de alguma forma relacionadas aos resultados da empresa.
Pensando em uma fábrica têxtil, por exemplo, os processos industriais envolvem:
- a compra da matéria-prima, neste caso, os tecidos, linhas, agulhas, etc;
- o recebimento e armazenamento do material;
- a transformação da matéria-prima em produto, o que envolve tanto as pessoas da fábrica quanto ao maquinário responsável pela automação desse processo;
- a embalagem, etiquetagem e despacho.
Embora tenhamos exemplificado muito bem os processos logísticos de uma indústria, na área administrativa (ou empresas de serviços), também encontramos um conjunto de processos necessários para a execução das atividades.
Como explicaremos mais adiante, praticamente tudo o que é feito em uma empresa acontece por meio de processos organizacionais — ou deveria.
O que é BPM?
BPM é um acrônimo para Business Process Management, equivalente ao termo em inglês para gerenciamento de processos organizacionais.
O BPM é uma prática que integra as estratégias e objetivos da empresa com as necessidades do cliente, mapeando os processos de ponta a ponta. No entanto, o BPM não é um produto ou aplicativo que vá resolver os seus problemas por você.
Já o BPMS (Business Process Management System) é um software que busca automatizar a gestão de processos, mapeando, executando e monitorando os fluxos da empresa.
Ou seja, é uma solução técnica cujo objetivo é sistematizar e aumentar a eficiência da gestão dos processos organizacionais.
Qual a importância da gestão de processos para o negócio?
Com tantas peças móveis em uma empresa, é importante saber como os processos funcionam e se são eficazes.
A gestão de processos é fundamental para garantir que sua empresa opere de forma eficiente e eficaz. Confira os impactos que uma boa gestão de processos pode trazer para o seu negócio:
Você terá a imagem clara dos processos da empresa
O gerenciamento de processos é uma ferramenta importante para ajudá-lo a obter uma imagem clara dos processos que sua empresa tem em vigor. Desta forma, você pode encontrar gaps e oportunidades de melhoria, eliminando processos, equipamentos ou, até, pessoas.
Poderá analisar a eficácia dos seus processos
Quando se trata de gerenciamento de processos, é importante que você saiba como verificar se um processo é eficaz ou não. Os processos podem ser ineficazes por uma variedade de razões, mas aqui estão alguns exemplos:
- As etapas de seu processo não são claras e concisas;
- Você tem demasiadas etapas no processo;
- Seus funcionários não entendem o que devem fazer ou porque o fazem.
Reduzirá custos desnecessários
O software de gerenciamento de processos ajuda no desenvolvimento de processos e os mapeia de uma maneira que possa ser facilmente compreendida pelos funcionários, o que facilita a execução eficiente do processo.
E eficiência também significa dinheiro. Com o mapeamento dos processos e as oportunidades identificadas, você pode sentir as melhorias não somente na qualidade da entrega ou no tempo de execução, mas também no bolso!
Permite que delegue tarefas
Delegar tarefas é parte fundamental para o crescimento de qualquer empresa, pois permite que você se concentre em assuntos estratégicos e não fique atolado em burocracias ou processos que podem ser automatizados.
Mas só delega quem padroniza. E é aí que entra a gestão de processos.
Quando você tem um bom mapeamento de processos, com claro fluxo de trabalho, responsabilidades e documentos envolvidos, é mais fácil que outra pessoa faça as atividades sem impactar negativamente nos resultados.
Para engajar a equipe em torno de uma cultura de gestão de processos
Quando você considera a melhoria do processo como um meio de melhorar seu negócio, é importante envolver as partes interessadas e os membros da equipe no processo de tomada de decisão.
A principal razão pela qual isso é uma boa prática é porque as partes interessadas devem se sentir confortáveis com quaisquer novas mudanças que sejam introduzidas em seu ambiente de trabalho. Além disso, os membros da equipe estarão mais motivados quando sentirem que estão fazendo parte dessa transformação.
Características da gestão de processos
Há um grupo de características que fazem parte da gestão de processos e que, se implantadas adequadamente, traz um diferencial àquela feita de maneira profissional em comparação a uma realizada de maneira amadora, como:
Modelação
A empresa deve ter abertura para o redesenho dos fluxos de trabalho e, por consequência, dos processos.
Documentação
Os processos de uma organização precisam estar bem documentados, para que não ocorram situações nas quais apenas determinado colaborador sabe como fazer um conjunto de atividades.
Entrega de valor
Os processos existem para entregar algum tipo de valor à empresa, à marca, ao produto ou serviço comercializado – e isto precisa estar muito claro.
Monitoramento
Os gestores também precisam de números para entender se os processos estão entregando o que se espera deles.
Sistematização
A gestão de processos também é um processo. Isso quer dizer que é uma atividade sem início, meio e fim – é preciso que sua gestão também esteja em constante transformação e melhoria.
Quais os tipos de gestão de processos?
Existem dois principais tipos de gestão de processos, sendo eles a gestão funcional e a gestão sistêmica, os quais vamos explicar um pouco mais a seguir.
Gestão funcional dos processos organizacionais
A gestão de processos funcionais é conhecida como o modelo de gestão mais tradicional e conservador. Ele segue a hierarquia funcional da empresa e é determinada pela especialização do trabalho.
Esse modelo geralmente é impulsionado por objetivos internos e carece de um modelo centrado no cliente. Entre eles, a hierarquia do tipo “pirâmide” é dominante e o fluxo de trabalho é bastante dividido.
Sistema de gestão de processos organizacionais
Na gestão sistemática dos processos organizacionais, os fluxos de trabalho são mais colaborativos. O trabalho em equipe é mais valorizado e as atividades tornam-se mais integradas.
Os indicadores são orientados para o cliente e centrados no cliente. Com trabalho em equipe em primeiro lugar, o processo flui de forma mais dinâmica.
A importância da gestão de processos no gerenciamento de frotas
A gestão de processos é uma parte fundamental de qualquer negócio e o gerenciamento de frotas não é exceção.
Os processos ajudam a melhorar a eficiência porque criam uma maneira repetitiva para que as pessoas executem suas tarefas, e essa automatização ou padronização permite economizar tempo e dinheiro.
Neste contexto, fazer a gestão de veículos sob uma perspectiva de gestão de processos significa:
- Minimizar a possibilidade de erros;
- Ter maior controle dos gastos;
- Ter segurança e disponibilidade de indicadores de performance;
- Buscar soluções inteligentes para redução de custos, como o uso de inteligência artificial;
- Manter um checklist veicular em dia;
- e muito mais!
A melhor forma de aplicar a gestão de processos à gestão dos veículos da empresa é através de uma solução integrada, que automatize as tarefas mais burocráticas e dê ao gestor visibilidade sobre seu negócio.
Do abastecimento à gestão de manutenção, a Ticket Log oferece soluções para gestão de veículos de empresas de todos os portes. Fale com um especialista.
Conclusão
A gestão de processos é um conceito simples que pode ser aplicado a qualquer indústria, incluindo a gestão de frotas.
Ao identificar e documentar todos os seus processos, você pode ter certeza de que eles estarão funcionando com eficiência. Como resultado, além de ganhos financeiros e economia de tempo, você ainda verá uma maior satisfação dos clientes e da equipe.
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