A gestão de frotas para pequenas empresas envolve controle, otimização e supervisão de veículos, custos operacionais e estratégias para melhorar a eficiência da frota.
A gestão de frota desempenha um papel fundamental no sucesso operacional das empresas que dependem do transporte de mercadorias ou serviços. Embora seja frequentemente associada a grandes corporações, a importância desse processo também se estende às pequenas empresas.
A gestão eficaz dos veículos é crucial para maximizar a eficiência, reduzir custos e garantir a satisfação dos clientes.
Neste artigo, exploraremos os desafios específicos enfrentados pelas pequenas empresas em relação à gestão de frota e discutiremos estratégias e melhores práticas para otimizar o desempenho dos veículos, tornando-as mais competitivas no mercado.
Alguns dos tópicos que iremos trazer para você:
- O que é gestão de frotas para pequenas empresas?
- Qual a importância da gestão de frotas para pequenas empresas?
- Quais os tipos de frotas para pequenas empresas?
- Desafios na gestão de frotas para pequenas empresas
- Como fazer uma boa gestão de frota?
- Como a gestão de frotas pode beneficiar as pequenas empresas?
- Conheça as soluções da Ticket Log
Boa leitura!
O que é gestão de frotas para pequenas empresas?
Fazer gestão de frotas, ou de veículos, em pequenas empresas pode não parecer comum, mas é algo extremamente necessário, ainda mais se o segmento do negócio conta com entregas ou deslocamento para prestação de serviço, venda, etc.
Os gastos com combustível são só uma das despesas que precisam ser acompanhadas de perto, afinal, veículos precisam de manutenção e tantos outros cuidados.
Leia também: Economia de combustível: 15 dicas para sua empresa
E aí que está o segredo: não significa que esses gastos não possam ser revistos e até mesmo reduzidos consideravelmente. Por meio de ferramentas cada vez mais precisas e tecnológicas, fazer a gestão de frotas em pequenas empresas está cada vez mais simples.
Qual a importância da gestão de frotas para pequenas empresas?
Pequenas empresas, muitas vezes, operam com o orçamento limitado. E quem procura o crescimento constante sabe que é preciso otimizar os custos e analisar onde é possível cortar gastos desnecessários.
Nesse sentido, a gestão como um todo, nos mais variados níveis e setores da empresa, é fundamental. E fazer uma boa gestão de frotas é uma excelente opção para quem busca melhorar o fluxo de caixa e está procurando alternativas para aumentar os lucros.
Portanto, para fugir do prejuízo, a melhor maneira é estruturar e aplicar uma boa gestão de despesas com veículos.
Dessa maneira, nem mesmo o orçamento limitado será um problema! Isso porque, ao implementar um sistema de gestão de frotas para pequenas empresas, você vê com muito mais clareza o modo como a empresa se relaciona com esse tipo de gasto.
Quais os tipos de frotas para pequenas empresas?
Independentemente do tamanho da frota de veículos, algumas dicas e ferramentas podem ajudar nesse processo.
Por isso, buscamos explorar um pouco mais este tema, trazendo dicas valiosas para você, com objetivo de otimizar o trabalho e obter ganhos em performance e economia, além de aprimorar seu trabalho.
Existem diversos tipos de frota em circulação aqui no Brasil. As duas principais categorias em que se dividem os tipos de frota de carros são: frota própria e frota terceirizada. Conheça um pouco mais de cada.
Frota de veículos própria
A modalidade é composta por veículos que pertencem à empresa, ou seja, são ativos da companhia. A principal vantagem dessa modalidade é a autonomia, pois a empresa possui controle total dos veículos.
Outra vantagem é que, ao ter todos os veículos quitados, não será preciso pagar pela frota todo mês e, em situações de crise, é possível vender alguns desses bens para reforçar o caixa.
Na contramão, estão as desvantagens de altos custos de manutenção, depreciação, seguro, impostos e outros problemas burocráticos que podem tornar a opção de frota de veículos própria desinteressante.
Frota de veículos terceirizada
Neste tipo de modalidade, a frota de veículos pertence à empresa de locação, mas fica a serviço da sua empresa durante um período de contrato previamente acordado.
Há diversas vantagens, como a economia. Nesta modalidade o locatário não precisa se preocupar com a desvalorização do veículo ou com impostos, além de não demandar muito investimento. Desta forma, não há a descapitalização do caixa.
Outras vantagens de se terceirizar a frota é que as despesas com seguro e demais processos burocráticos ficam sob responsabilidade da locadora e, em caso de problema em um dos veículos, há a substituição em curto período, sem causar prejuízo à operação.
Há, ainda, uma terceira possibilidade que é muito comum em pequenas empresas:
Veículos dos colaboradores
Neste caso, os próprios colaboradores utilizam seus veículos para atividades da empresa, como visitas ao cliente, por exemplo.
A pequena empresa, por sua vez, oferece o pagamento com custos de abastecimento através de soluções como o cartão combustível, ou, nos casos em que os processos são ainda manuais, o reembolso de quilometragem.
Desafios na gestão de frotas para pequenas empresas
Com orçamentos limitados, às vezes se torna difícil investir em veículos de qualidade e em manutenção preventiva adequada. Isso pode resultar em um ciclo vicioso de veículos em más condições, que exigem reparos frequentes e onerosos, impactando negativamente os custos operacionais.
No entanto, uma abordagem proativa permite reduzir custos a longo prazo e aumentar a vida útil dos veículos.
Outro desafio enfrentado pelas pequenas empresas na gestão de frota é a falta de tecnologia adequada para o gerenciamento eficiente. Muitas vezes, essas empresas enfrentam dificuldades em rastrear e monitorar a localização dos veículos, controlar o consumo de combustível e coletar dados essenciais para análises precisas.
A ausência de sistemas automatizados de gestão de frota pode levar a processos manuais trabalhosos, erros humanos e falta de visibilidade em tempo real. Ainda, fica mais difícil controlar fraudes, e o gestor da empresa pode ver o dinheiro destinado ao abastecimento sendo utilizado para outros fins.
Pequenas empresas podem aumentar a eficiência operacional, melhorar o monitoramento da frota e tomar decisões embasadas em dados concretos se contarem com um sistema de gestão de veículos.
O uso de tecnologias como sistemas de rastreamento GPS, softwares de gestão e aplicativos para gestão do abastecimento trazem benefícios significativos, permitindo reduzir custos, otimizar rotas e garantir uma utilização mais eficiente dos recursos disponíveis.
Como fazer uma boa gestão de frotas?
Vamos te dar quatro dicas fundamentais para fazer uma boa gestão de frotas para pequenas empresas. Confira:
1. Tenha uma frota padronizada
Utilizar veículos da mesma marca e modelo é uma técnica bastante comum para gerar economia. Ao escolher, por exemplo, um modelo que possui baixo consumo de combustível e entrega grande performance, a intenção é atribuir essa característica à frota.
Uma frota de veículos padronizada ajuda até no momento da manutenção. Afinal, comprar determinada peça ou acessório em grandes quantidades é sinônimo de desconto.
2. Roteirize os percursos antes de sair
Antes de sair com o veículo para a execução de uma atividade, vale a pena traçar uma rota mais apropriada, avaliando itens como:
- distância;
- trânsito;
- riscos;
- pedágio;
- condições da estrada;
- entre outros.
3. Estabeleça metas e as tornem reais
Por muitas vezes, não conseguimos atingir um objetivo somente pelo fato de não conseguirmos visualizá-lo. Portanto, crie metas possíveis de serem atingidas, como meta de economia de combustível ou de cuidados e conservação da frota, e trace planos para alcançá-las.
Conheça as soluções complementares para Gestão de Frota da Ticket Log.
4. Conte com uma solução de gestão de abastecimento
Uma dica para economizar na hora de encher o tanque é contar com um serviço de gestão de abastecimento. Com ele, cada motorista recebe um cartão de abastecimento com regras escolhidas pelo gestor.
Leia também: Como controlar o abastecimento de combustível da empresa
Alguns serviços permitem atribuir mais de 30 regras para o controle de abastecimento. Também é possível acompanhar os gastos em tempo real, descobrir os postos que vendem mais barato e contar com outros recursos que combinam eficiência e economia.
Como a gestão de frotas pode beneficiar as pequenas empresas?
Uma boa gestão de frotas permite que você identifique possibilidades de onde e como economizar. É por meio dela, por exemplo, que se tem um maior controle sobre a quilometragem, gasto de combustível e manutenção dos veículos da frota.
A gestão de frotas para pequenas empresas é, portanto, uma maneira de trazer mais dinheiro, produtividade, segurança e sustentabilidade.
Economia de recursos
Gastos desnecessários com combustíveis, a falta de realização de manutenções preventivas, os custos com pedágios e a ociosidade dos veículos são desafios comuns enfrentados pelos gestores no dia a dia.
Ao adotar práticas adequadas, como o monitoramento regular do consumo de combustível, a implementação de manutenções preventivas programadas, o planejamento de rotas e a utilização eficiente dos veículos, é possível economizar recursos financeiros de forma que a diferença seja visível.
Assim, você consegue investir em outras áreas que permitam que sua pequena empresa cresça de forma sustentável!
Segurança dos condutores
Os motoristas dos veículos desempenham um papel crucial na gestão de frota. A forma como eles conduzem os carros pode ter impactos significativos nas despesas operacionais e na segurança da equipe.
É fundamental estabelecer uma cultura de segurança no ambiente de trabalho, promovendo a conscientização dos motoristas sobre a importância de adotar boas práticas de direção econômica e seguir as normas de trânsito.
Melhor rendimento dos profissionais
Investir em treinamentos, especializações, cursos de direção defensiva e atualizações de documentos, como a carteira de motorista e os certificados de qualificação, são medidas essenciais para garantir uma condução responsável, reduzir os riscos de acidentes e minimizar o desgaste dos veículos.
Planejamento e estratégias assertivas
O processo de gestão de frotas tem se tornado cada vez mais detalhado e estratégico, sendo essencial o uso de dados como aliados pelos gestores. A interpretação adequada dessas informações desempenha um papel crucial na tomada de decisões assertivas.
É fundamental que se faça uma análise criteriosa destes dados, considerando aspectos como consumo de combustível, desempenho dos veículos, manutenção preventiva, histórico de atividades e indicadores de desempenho.
Com base nessa análise, é possível identificar oportunidades de melhoria, antecipar problemas e promover a otimização das operações de frota.
Não esqueça, também, de fazer um planejamento orçamentário para conseguir manter as contas em dia!
Conheça as soluções da Ticket Log
Sabe qual o sistema de gestão de frota que conta com todos esses benefícios e oferece ainda mais vantagens? As soluções da Ticket Log!
Não importa o tamanho, nem o tipo da sua frota, estamos aqui para te ajudar a ser mais eficiente, produtivo e melhorar a performance do seu negócio. Conheça mais sobre nossos produtos.
Conclusão
Fica clara a importância da gestão de frota para a empresa de pequeno porte, não é mesmo? Uma gestão eficiente dos veículos da empresa, seja com frota própria ou terceirizada, pode trazer uma série de benefícios.
Ao adotar práticas de gestão adequadas, como monitoramento de veículos, manutenção preventiva e otimização de rotas, é possível obter maior controle sobre seus custos operacionais, melhorar a produtividade e garantir um serviço mais confiável aos clientes.
Uma gestão de frota bem executada também contribui para a sustentabilidade ambiental.
Portanto, independentemente do tamanho da empresa, a gestão de frota é uma ferramenta fundamental para o sucesso e a eficiência operacional.
Com a adoção de práticas adequadas, é possível também reduzir custos, melhorar o atendimento ao cliente, impulsionar a sustentabilidade e obter vantagens competitivas no mercado.
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