Os custos de frota são os principais itens de despesa na demonstração de resultados de empresas que dependem do deslocamento de seus funcionários para prestação de serviço ou distribuição e entrega de produtos.
Portanto, se tivermos custos bem identificados, otimizados e controlados, podemos ser mais competitivos sem perder dinheiro nas operações relativas à gestão da frota.
Dessa forma, a estrutura de custos pode ser dividida em duas seções principais: custos diretos e custos indiretos. Vejamos como funciona!
Custos diretos da frota de veículos
Os custos diretos são aqueles que podem ser atribuídos diretamente à frota de veículos, que estão claramente relacionados com os mesmos. Assim, os custos diretos dividem-se em custos operacionais variáveis e custos fixos.
Custos fixos
Os custos fixos diretos não variam, independentemente dos quilômetros percorridos pelos veículos. Esses custos devem ser assumidos mesmo se o veículo estiver parado. Dentro dos custos fixos, existem os custos de capital, que têm a ver com a depreciação e financiamento dos veículos.
Não podemos esquecer dos custos operacionais, que se traduzem em ordenados, salários e contribuições sociais dos motoristas. Também outros mais, como seguro de veículos, cargas ou passageiros, impostos e taxas sobre o veículo e sua atividade. Por isso, é primordial ter um serviço de contabilidade forte dentro da sua empresa.
Custos variáveis
Os custos variáveis da operação são divididos em: inevitáveis, relacionados a combustível, pneus, manutenção, quebras e evitáveis, referentes a multas, pedágios, abonos ou incentivos.
Os custos diretos variáveis estão diretamente relacionados ao nível de atividade dos veículos de transporte. Quanto mais quilômetros forem feitos, mais combustível, reparos e manutenção haverá.
O custo do combustível é o maior item dentro desses custos e é preciso ter um bom sistema de controle para isso. Os custos de manutenção devido ao desgaste do veículo também são um item considerável: mudanças de pneus, troca de óleo, reparos, etc.
Como calcular despesas variáveis
As cotas fixas da empresa são facilmente calculadas e podem ser incluídas sem dificuldade na previsão de despesas que se mantêm estáveis ao longo do ano.
No entanto, as despesas variáveis são mais difíceis de calcular para incluir na previsão de despesas. Uma forma aproximada é calculá-los de acordo com o nível de atividade, ou seja, de acordo com os quilômetros percorridos.
Para fazer isso, devemos descobrir:
- o custo do combustível por quilômetro percorrido;
- o custo anual de manutenção por quilômetro percorrido;
- o custo dos pneus por quilômetro e o custo de reparos por quilômetro.
Esses custos devem ser calculados para cada um dos veículos da frota. Assim, podemos saber quais os veículos que mais gastam e podemos tomar decisões na hora de comprar e cancelar um determinado transporte.
Também é conveniente fazer uma análise dos gastos variáveis de acordo com os roteiros que cada unidade faz. Isso nos fornece informações sobre quais rotas são mais caras devido ao maior consumo de combustível ou porque o veículo sofre mais desgaste e precisa de mais manutenção.
Custos indiretos de uma frota de veículos
Os custos indiretos não têm uma ligação tão retumbante com o veículo. São despesas gerais da estrutura da empresa que não podemos atribuir diretamente a um veículo, pois estão a serviço da empresa como um todo.
Por exemplo, temos os custos do departamento administrativo e comercial, que estão ao serviço de toda a empresa como um todo. Os custos de frota indiretos também seriam compras e serviços associados à gestão geral da empresa:
- softwares e ferramentas;
- computadores;
- material de escritório;
- terceirização de serviços administrativos;
- material elétrico e telefônico.
O custo indireto deve ser calculado porque deve ser financiado com a atividade produtiva da empresa e deve ser repassado em percentagem a cada uma das unidades produtivas do negócio.
Eles não estão diretamente relacionados a um determinado veículo ou departamento da empresa, mas são necessários para o funcionamento da instituição. Por isso, foi tão importante compreender os passos do planejamento para 2021.
Assim, os custos de frotas vão ficar dentro do seu orçamento aprovado.
