Planilha de controle de abastecimento: qual a melhor forma de fazer o controle de gastos?
16 de junho de 2023 em Abastecimento
A planilha de controle de abastecimento é um recurso ainda usado por algumas empresas para acompanhar o abastecimento de cada veículo corporativo. Seu acesso ocorre através do Excel ou ferramentas similares, mas pode apresentar maiores riscos de erros humanos.
O controle de abastecimento de frota, feito de maneira eficaz, pode ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro em seu negócio. Sejam grandes frotas ou pequenos grupos de veículos, há sistemas específicos desenvolvidos para essa finalidade.
Entretanto, ainda existem empresas que realizam este controle pelo Excel. Será que vale a pena? Neste artigo, analisamos diversos aspectos relacionados ao assunto, através dos seguintes tópicos:
- A importância do controle de abastecimento
- Desafios para gerenciar os gastos com combustível e manter um controle eficiente
- Qual a melhor forma de fazer o controle de abastecimento
- Planilha para controle de abastecimento no Excel
- Plataformas de controle de abastecimento
- Controle de abastecimento fácil com o Ticket Fleet
Boa leitura!
A importância do controle de abastecimento
Ter um controle de abastecimento possibilita ter total conhecimento de como o dinheiro da empresa está sendo utilizado.
Com esse tipo de monitoramento, é possível reduzir custos, já que ele fornece importantes dados para a tomada de decisão, como valor médio mensal gasto em combustível por veículo, valor médio do litro, custo por km rodado, entre outros relatórios.
Os métodos mais utilizados para fazer esse tipo de controle são: planilhas e plataformas de controle de abastecimento.
Desafios para gerenciar os gastos com combustível e manter um controle eficiente
Utilizar ferramentas que apresentem apenas uma parte das informações acaba sendo um dificultador para o controle eficiente de abastecimento, já que não se considera um cenário total.
Ao basear a tomada de decisões em uma parcela das informações, o gerenciamento de gastos fica comprometido, pois podem haver alterações nos valores do combustível, que não tenham sido devidamente atualizados.
Outros desafios são o risco de perder os dados por conta de ações de funcionários (seja devido a um descuido ou por má fé), a grande demanda de tempo e energia envolvida para o gerenciamento de frotas maiores, entre outros fatores.
Qual a melhor forma de fazer o controle de abastecimento?
Há diferentes formas para realizar o controle de abastecimento de uma frota, apesar de nem todas terem a mesma precisão e eficiência. O controle de abastecimento através de um caderno de anotações, por exemplo, restringe o acesso à informação, já que a mesma só poderá ser consultada quando houver acesso físico ao dado.
Evidentemente, existem outros motivos para esta não ser a ferramenta preferida para a gestão de frotas.
Outras opções são as planilhas no Excel e as plataformas de abastecimento. A seguir abordamos, com mais detalhes, cada uma delas.
Planilha para controle de abastecimento no Excel
Algumas empresas utilizam o Excel para o controle e acompanhamento dos abastecimentos dos veículos da frota. Porém, é importante observar que a planilha acaba sendo um recurso limitado em alguns aspectos, conforme abordamos a seguir.
Dificuldades em automatizar tarefas
O preenchimento de dados em uma planilha do Excel é feito de forma manual, algo que demanda maior intervenção humana.
Assim, dependendo do tamanho da frota e da quantidade de abastecimentos, se torna necessário dispor de, no mínimo, um colaborador para realizar a atividade de alimentar as informações na planilha, o que representa perda de tempo e dinheiro!
Riscos de erros de digitação e falta de informações
Por demandar preenchimento manual, as informações geradas em relatórios do Excel apresentam maior risco de erros. Isso porque é necessário que o motorista entregue as notas de cada abastecimento realizado ao setor responsável, para que as informações sejam lançadas.
Porém, caso alguma das notas seja perdida ou sequer seja entregue ao responsável, pode comprometer todo o resultado final do relatório – e o mais importante: distorce a análise do gestor, que pode acabar tomando decisões de forma equivocada.
Riscos de perder os dados
Mesmo que os arquivos de controle de abastecimento de frotas feitos no Excel estejam salvos nos servidores da sua empresa, há o risco de serem perdidos, seja por conta de problemas/instabilidades ou até de serem apagados por algum funcionário.
Baixa qualidade na experiência do usuário
Vale lembrar que ao trabalhar com um grande volume de dados em um mesmo arquivo, o desempenho de utilização da planilha cai e o carregamento das informações fica lento. Outra desvantagem é que, em meio a tantos dados (números, linhas e colunas), é difícil saber qual dado é realmente útil ou não.
Plataformas de controle de abastecimento
Ao contratar um serviço especializado em controle e gerenciamento de abastecimento, sua empresa conta com uma solução direcionada a esse objetivo.
Assim, obtém mais economia, facilidade e outras vantagens para o negócio. Soluções como o Ticket Fleet, da Ticket Log, oferecem amplos recursos e vantagens.
Controle de abastecimento fácil com o Ticket Fleet
O Ticket Fleet é uma ferramenta completa e facilitadora para o controle de abastecimento de sua empresa.
Através dos relatórios gerados pela plataforma, você consegue informações confiáveis e atualizadas: despesas, litros consumidos, preço por litro (R$/l), km rodado, custo por km rodado (R$/km), km rodado por litro, emissão de GEE por veículo e mais.
Controle de combustível simples e on-line
Em qualquer lugar, utilizando um celular, tablet ou computador, é possível que você (ou outra pessoa por você designada), acompanhe em tempo real o consumo de combustível.
Sem necessidade de lançamentos manuais, os dados ficam disponíveis online, de forma automatizada. Cada colaborador recebe um cartão de abastecimento com regras definidas pela sua empresa, e através da internet é possível acompanhar todas as movimentações.
Leia também: Qual o melhor cartão combustível para empresas? Compare
Redução de custos sem dar mais trabalho
Ao contrário da burocracia e trabalho que o controle de abastecimento de frota no Excel exige, com o Ticket Fleet você consegue emitir relatórios on-line e de maneira visual e intuitiva, consultar os veículos com maior consumo, além de encontrar outros importantes dados para a tomada de decisão.
Assim, você tem a certeza de que o dinheiro do seu negócio será usado do jeito certo.
Ganhos em performance
Com a substituição dos registros manuais por informações automatizadas e disponíveis em tempo real, são reduzidos erros e retrabalhos.
Assim, os gestores ganham mais agilidade para análise de informações e tomadas de decisão, além de possibilitar mais tempo para a equipe focar em outras atividades importantes da sua empresa.
Ganhos financeiros
Ao indicar os postos parceiros com menores custos para abastecimento, além de outros recursos, o Ticket Fleet ajuda sua empresa a reduzir custos, fraudes e ter mais transparência em suas operações.
A Ticket Log conta com uma inteligência artificial que traz, de forma proativa, dicas importantes para sua empresa economizar ainda mais. Leia mais em: O que o Chat GPT tem a ver com a gestão de frotas?
Conclusão
Por meio de plataformas de controle de abastecimento, é possível coletar dados atualizados em tempo real, de cada operação da frota de uma empresa.
Através da análise destes dados, o proprietário ou gerente do negócio consegue identificar com mais facilidade quando há alguma inconsistência e desta forma, tomar as decisões necessárias para regular processos e assim, otimizar sua frota.
E para iniciar sua gestão de frotas com o melhor cartão combustível, conta com a Ticket Log! Líder no mercado, com mais de 30 anos de história e mais de 1 milhão de veículos administrados.
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Trabalhamos com o WIZEO e gostaríamos de ter mais uma opção para abastecimento de nossos veículos.
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